Терміни та правила сканування трудових книжок для ПФУ

Розглянемо Ваші питання:

1. До 10.06.2026. Відповідно до п. 2 розд. ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону №1217 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1217-20#n224 включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом України за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері соціального захисту населення, та центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері трудових відносин.

Таким чином, згідно з вимогами Закону роботу по оцифруванню документів про трудову діяльність застрахованих осіб необхідно завершити до 10.06.2026.

2. Два способи оцифрування трудової книжки

Спосіб 1: сканування Найпростіший варіант: Взяти паперову трудову книжку. Відсканувати всі сторінки (включаючи вкладиші, якщо є). Завантажити до електронного кабінету Пенсійного фонду. Підписати КЕП (електронним підписом).
Спосіб 2: ручне внесення кожного запису. Цей спосіб складніший, тому що потрібно вручну внести всі записи з трудової книжки. До кожного запису потрібно додати документ, який його підтверджує (наказ, свідоцтво про шлюб тощо). Якщо працівник працював в іншому місці, роботодавець не має його наказів, а отже, не може оцифрувати його стаж.Найкращий варіант – передача сканкопії!

Скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки подаються у хронологічному порядку та мають відповідати таким вимогам:

• повинні бути кольоровими та чіткими;


• відображати всі реквізити документа (назва документа, серійний номер, дата видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi);


• формат зображення має бути .jpg або .pdf;


• розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Детальніше про оцифрування трудових на нашому курсі
https://kadroland.com/events/277/753
https://7eminar.ua/events/3880/8787

3. Штрафів за невчасне оцифрування не передбачено ні для роботодавця ні для працівника. Однак, невчасне оцифрування може призвести до некоректного відображення страхового стажу працівника.

Раді допомогти, звертайтесь ще!