Виправлення помилки у ВН: правомірність та бухгалтерський облік

Простіше замінити неправильні документи на правильні та і все.

Загалом, такий підхід, який Ви описали в запитанні, є неправомірним і створює значні податкові ризики для обох сторін.

• Податкова накладна (ПН) та первинні документи: ПН має складатися на основі первинних документів (ВН). Якщо у вас буде одна ПН на ціну 196,50 грн, а ВН — на 196,00 грн, це порушує вимоги ст. 201 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n5052 та ст. 9 Закону про бухоблік https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155 . Податківці під час перевірки можуть визнати таку ПН недійсною, оскільки вона не відповідає суті операції, зафіксованої в первинці.
• Фіктивність "коригуючої накладної" в Excel: Чинне законодавство не передбачає такого документа, як "коригуюча накладна в Excel", чи в будь-якому іншому вигляді, для виправлення ціни. Будь-які зміни ціни або кількості після відвантаження мають оформлюватися або новою (правильною) накладною, або Актом про встановлення розбіжностей згідно з Положенням №88 (п. 4) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n160 .
• Невідповідність тендерному договору: Оскільки ціна зафіксована в договорі (196,50), поставка за ціною 196,00 без відповідної додаткової угоди є порушенням умов тендеру.

Як правильно виправити ситуацію:

• Варіант А (Рекомендований): Анулювати помилкову ВН та виписати нову видаткову накладну поточною датою (або датою фактичного отримання товару, якщо це можливо) з вірною ціною 196,50 грн. ПН реєструється на підставі цієї правильної накладної.
• Варіант Б: Покупець складає Акт про встановлення розбіжностей (де вказує фактичну ціну згідно з договором), а Постачальник на основі цього Акта виправляє ВН

Ризик: Якщо залишити помилкову ВН (196,00) і зареєструвати ПН на повну суму (196,50), Покупець ризикує втратити податковий кредит, оскільки дані в ПН не збігатимуться з даними первинного документа. Окрім цього, у продавця виникає заборгованість перед покупцем, бо ВН на меншу суму, ніж пройшла по оплаті.

Якщо бухгалтер Покупця наполягає на «Excel-варіанті», він підставляє компанію під непідтверджені витрати та втрату кредиту.

Раді допомогти, звертайтесь ще!