Організація папки з первинними документами для банківських операцій

На нашу думку, для організації зберігання документів по банківським операціям підприємство самостійно організує зберігання таких документів, спираючись на норми Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку № 88 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#Text):

"2.16. Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати відмітку, яка виключає можливість їх повторного використання: при ручній обробці - дату запису в регістр бухгалтерського обліку, а при обробці електронними та іншими засобами - відтиск штампу оператора, відповідального за їх обробку, або відмітку, придатну для її оброблення електронними засобами.

2.17. Усі документи, що додаються до прибуткових та видаткових касових ордерів, а також документи, що стали підставою для нарахування заробітної плати та інших подібних виплат, підлягають обов'язковому погашенню штампом або ручним надписом "Одержано" або "Сплачено" із зазначенням дати (числа, місяця, року).

...6.5. Первинні документи поточного місяця, що пройшли обробку ручним способом і відносяться до відповідного регістру бухгалтерського обліку, комплектуються в хронологічному порядку, нумеруються, переплітаються і супроводжуються довідкою для архіву.

...6.7. Зберігання первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку, що пройшли обробку і були підставою для складання звітності, а також бухгалтерської та іншої звітності, оформлення і передачу їх до архіву забезпечує головний бухгалтер підприємства, установи або особа, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства."

При цьому якщо Ваші первинні документи формуються в електронній формі, то Ви маєте право зберігати їх в електронній формі (платіжні інструкції, виписки банку, тощо), а можете роздрукувати їх для використання в роботі.

Зазвичай на практиці щомісяця формують папку документів по операціям банку так:

1) роздруковують виписку банку

2) для видаткових операцій під випискою банку в якості підстав для проведення платежів можуть бути підшиті:

- рахунки постачальників

- відомості на виплату зарплати

- відомості на виплату орендної плати (якщо вона складена окремо від відомості про нарахуування орендної плати)

- розпорядчі документи директора на проведення тих, чи інших платежів (наприклад, благодійної допомоги, надання поворотної допомоги та інше)

- на сплату податків на практиці головний бухгалтер готує службову записку, директор її затверджує (робить запит "до сплати", або "до виконання"), або готують розпорядження директора про проведення оплати певних податків.

Документи в цій папці підписують ті особи, які їх склали, як це передбачено ст. 9 Закону про бухобілк № 996 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155).

Якщо це рахунки на оплату постачальникам чи виплату зарплати, паів - має бути дозвільний напис директора про проведення таких виплат.

Підпис головного бухгалтера проставляється, якщо цього вимагає типова форма відповідного документа, або проставляння підпису головного бухгалтера передбачено правилами внутрішнього документообороту на Вашому підприємстві.

3) платіжні інструкції можуть бути роздруковані, якщо Вам не достатньо даних виписки банку, проте вони можуть зберігатися і в електронному виді без друку.

3) вхідні платежі - інформація по ним міститься у виписці банку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!