Чи потрібно зберігати установчі документи контрагента для податків

Ні, однієї виписки з Opendatabot недостатньо для належної перевірки контрагента. Для підтвердження належної обачності бажано зберігати офіційні дані з державних реєстрів та документи, що підтверджують повноваження підписанта договору.

Opendatabot є приватним сервісом-агрегатором відкритих даних. Він лише відображає інформацію з державних реєстрів і не є офіційним джерелом правової інформації. Офіційними вважаються тільки відомості, що містяться у державних реєстрах. Це прямо передбачено ст. 10 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань» https://zakon.rada.gov.ua/go/755-15, згідно з якою відомості, внесені до Єдиного державного реєстру, вважаються достовірними та можуть використовуватися у відносинах з третіми особами. Тому найбільш надійним джерелом перевірки контрагента є Єдиний державний реєстр, доступ до якого надається через офіційні сервіси Міністерства юстиції України (наприклад, портал https://usr.minjust.gov.ua).

Для підтвердження належної обачності під час укладення договорів доцільно зберігати документи, що підтверджують правоздатність контрагента та повноваження особи, яка підписує договір. Відповідно до ст. 92 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863 юридична особа набуває цивільних прав та обов’язків через свої органи, які діють у межах повноважень, визначених законом та установчими документами. Тому важливо переконатися, що директор або інша особа, яка підписує договір, має на це відповідні повноваження.

Податкова служба під час перевірок оцінює реальність господарських операцій та дотримання платником податків принципу належної обачності при виборі контрагента. Якщо буде встановлено, що контрагент має ознаки фіктивності або не здійснював реальної діяльності, відсутність документів, які підтверджують перевірку контрагента, може бути використана як аргумент для заперечення реальності операції та зняття витрат або податкового кредиту відповідно до правил оподаткування, встановлених Податковим кодексом України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text.

Тому на практиці до кожного договору рекомендують зберігати мінімальний пакет документів, який підтверджує правовий статус контрагента і повноваження підписанта. Зазвичай це витяг або виписка з ЄДР на дату укладення договору, копія статуту або доступ до його електронної версії, документ про призначення керівника (наказ або рішення засновників) та, за потреби, документи щодо податкового статусу контрагента (наприклад, витяг з реєстру платників ПДВ або єдиного податку). Такий пакет документів допомагає підтвердити, що договір укладено уповноваженою особою та з діючим суб’єктом господарювання.

Раді допомогти, звертайтесь ще!