Процедура використання власного авто працівника на підприємстві

Працівник може використовувати власний автомобіль у діяльності підприємства на підставі договору оренди, договору позички або з виплатою компенсації за використання майна. Найбільш поширеними є оренда або позичка автомобіля.

Якщо підприємство використовує автомобіль працівника у господарській діяльності, правовідносини повинні бути оформлені цивільно-правовим договором або компенсацією за використання особистого майна. Це випливає із норм цивільного законодавства та трудового законодавства.

Перший варіант — договір оренди (найму) транспортного засобу. У цьому випадку працівник передає автомобіль підприємству за плату. Відповідно до ст. 799 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863 договір найму транспортного засобу за участю фізичної особи підлягає нотаріальному посвідченню. До договору зазвичай оформлюється акт приймання-передачі автомобіля. Підприємство виплачує працівнику орендну плату, яка для фізичної особи є оподатковуваним доходом. Такий дохід оподатковується податком на доходи фізичних осіб за ставкою 18 % та військовим збором за ставкою 5 % відповідно до Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. Єдиний внесок на таку виплату не нараховується, оскільки вона не належить до фонду оплати праці. За договором оренди підприємство має право здійснювати витрати на експлуатацію автомобіля (пальне, ремонт, обслуговування), якщо це передбачено умовами договору.

Другий варіант — договір позички (безоплатного користування). Такий договір передбачений ст. 827 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863, за яким одна сторона передає майно іншій у безоплатне користування. У цьому випадку працівник не отримує доходу від підприємства. Автомобіль використовується підприємством без оплати, але підприємство може нести витрати на його експлуатацію, якщо це передбачено договором. Договір укладається у письмовій формі.

Третій варіант — виплата компенсації за використання особистого майна працівника. Така можливість передбачена ст. 125 Кодексу законів про працю України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08. У цьому випадку працівник використовує власний автомобіль у службових цілях, а підприємство виплачує йому компенсацію за знос (амортизацію) транспортного засобу. Для цього працівник подає заяву, а керівник видає наказ про використання автомобіля у службових цілях та розмір компенсації.

Незалежно від обраного варіанту, підприємству потрібно належним чином оформити використання автомобіля. Зазвичай оформлюється наказ про використання транспортного засобу із зазначенням марки, державного номера та працівника, який ним керує. Також ведеться облік використання автомобіля за допомогою первинних документів (маршрутні або подорожні листи), що підтверджують господарське використання транспорту. Первинні документи повинні містити обов’язкові реквізити відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text.

Найбільш поширеним і зрозумілим для контролюючих органів варіантом є договір оренди автомобіля з працівником, оскільки він дозволяє підприємству чітко підтвердити право користування транспортним засобом та здійснювати витрати на його експлуатацію у межах господарської діяльності.

Раді допомогти, звертайтесь ще!