Формати зберігання ОСВ та карток для уникнення перевірок

Для того щоб оборотно-сальдові відомості (ОСВ) та картки рахунків в електронному вигляді мали юридичну силу та не викликали зауважень під час перевірок, вони повинні бути оформлені як електронні документи з накладеним кваліфікованим електронним підписом (КЕП). Найбільш універсальним форматом для візуалізації є PDF, а для великих платників податків обов'язковим є формат XML (SAF-T UA).

Електронний документ має таку ж юридичну силу, як і паперовий, якщо він містить усі обов'язкові реквізити та створений з дотриманням законодавства про електронний документообіг Закон «Про електронні документи та електронний документообіг», ст. 8.

Створення електронного документа завершується накладанням електронного підпису Закон «Про електронні документи та електронний документообіг», ст. 6. Без накладеного КЕП файл у форматі Excel або PDF є лише «чернеткою» або електронною копією, а не оригіналом документа. Для регістрів обліку КЕП мають накласти бухгалтер (виконавець) та головний бухгалтер (або керівник).

Найкраще використовувати формат PDF. Він забезпечує незмінність даних після підписання та зручний для візуального перегляду контролерами. На запит ДПС під час перевірки ВПП зобов'язані надавати документи в електронній формі у форматі XML у вигляді стандартного аудиторського файлу SAF-T UA Податковий кодекс України, п. 85.2 та Наказ Мінфіну від 07.11.2011 №1393.

Зберігайте ОСВ та картки рахунків у форматі PDF, підписуючи кожен файл КЕП відповідальних осіб за допомогою спеціалізованого ПЗ (наприклад, M.E.Doc, FlyDoc, Вчасно або через сервіси Дія/ЦЗО). Це забезпечить цілісність документа та його легітимність для ДПС.

Раді допомогти, звертайтесь ще!