Як підтвердити витрати з оренди без актів за 2025 рік

ТОВ Браво (платник ПДВ, загальна система) уклало з Ліцеєм договір оренди від 01.01.25 та отримало акт приймання-передачі приміщення від 01.01.25.
У 2025 році ТОВ «Браво»:
сплачувало орендну плату;
відображало витрати з оренди ;
передавало приміщення у суборенду та отримувало дохід.
При цьому Ліцей у 2025 році НЕ ДАЛО акти оренди, посилаючись на недійсність договору.
У 03.2026 року суд визнав договір оренди дійсним та зобов’язав Ліцей надати акти за 2025 рік.
Зараз Ліцей надає ці акти, але датою березень 2026 року.
Питання:
Що нам надо оформити, щоб підтвердити витрати з оренди за 2025 рік і уникнути ризику їх зняття податковою, якщо акти бумажні за 2025 нам дадуть датою 03/26 по суду

ЛК

Лідія, консультант

експерт

12.03.2026 | 11:35

Очікує відповідь

Вам потрібно оформити бух.довідку із описом ситуації

Відповідно до п.6-8 ПСБО 16 "Витрати" Витрати, які неможливо прямо пов'язати з доходом певного періоду, відображаються у складі витрат того звітного періоду, в якому вони були здійснені. Якщо актив забезпечує одержання економічних вигод протягом кількох звітних періодів, то витрати визнаються шляхом систематичного розподілу його вартості (наприклад, у вигляді амортизації) між відповідними звітними періодами.
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#o25

Тому ви вірно відображали в обліку такі витрати саме в 2025 році протягом періодів, до яких вони фактично належать. Це відповідає правилам бухобліку.

Для підтвердження таких витрат, якщо на той момент орендодавець відмовлявся чи не видавав акт наданих послуг, ви можете скласти бух.довідку, де вказати реквізити договору, в якому були описані умови оренди, вартість. Адже такий договір на момент визнання витрат був чинним. Також підтвердженням будуть копії платіжних документів, актів звірки, якщо вони були, сам факт вашого користування таким приміщенням та наданням в суборенду і отриманням коштів від суборендаря.

Те, що акт вам видали лише в березні 2026 року не змінює факту того, що ці витрати відносяться до 2025 року. Адже в бухобліку діє принцип превалювання суті над формою і по суті це витрати 2025 року.

Тому вважаємо, що за наявності всіх цих документів, що підтверджують реальність операції, податківці не можуть зняти такі витрати лише на підставі того, що сам акт датований березнем 2026 року.

Раді допомогти, звертайтесь ще!