Правила оформлення передачі первинної документації після реорганізації підприємства

Передачу великого обсягу первинної документації при реорганізації шляхом виділення оформлюють актом приймання-передачі справ (документів) із описом переданих папок або справ.

Під час реорганізації підприємства первинні документи повинні бути передані правонаступнику або новоствореному підприємству разом з іншими документами, що підтверджують господарські операції. Первинні документи повинні зберігатися підприємством та містити обов’язкові реквізити, визначені законодавством (Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 9 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text). Передача таких документів оформлюється первинним документом — актом приймання-передачі.

Вимоги до оформлення первинних документів визначені Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку №88, яке передбачає, що первинні документи повинні містити обов’язкові реквізити: назву документа, дату складання, зміст господарської операції, одиницю виміру, посади осіб, відповідальних за здійснення операції, та їх підписи (Положення №88, п. 2.4) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95#n17.

Оскільки первинні документи підшиті у папки за місяцями і кожна папка може містити 200–300 аркушів різних документів, у акті не потрібно перелічувати кожний документ окремо. Доцільно оформити передачу за справами (папками) із зазначенням основних характеристик.

В акті приймання-передачі зазвичай зазначають:

підставу передачі (реорганізація підприємства шляхом виділення);
повні назви підприємств, що передає та приймає документи;
перелік справ (папок) із зазначенням року і місяця;
короткий опис документів у папці (наприклад: «первинні документи з господарських операцій»);
кількість аркушів у папці;
кількість переданих папок.
Зазвичай до акта додають опис справ (додаток до акта), де по рядках зазначають кожну папку: назву, період, кількість аркушів і примітки. Це дозволяє уникнути детального опису сотень документів у самому акті.

Передачу документів доцільно проводити комісійно на підставі наказу керівника. Такий акт підписують особи, що передають і приймають документи, а також члени комісії.

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення збереження документів покладається на керівника підприємства (Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 8 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text). Після підписання акта відповідальність за збереження переданих документів переходить до підприємства, яке їх прийняло.

У результаті практично правильним оформленням є: наказ про передачу документів, акт приймання-передачі документації та додаток-опис папок (справ) із зазначенням періоду і кількості аркушів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!