Відхиляти документи з неправильним зазначенням посади директора

Відхиляти такі документи не обов’язково: якщо ПІБ підписанта вказано правильно і ця особа дійсно має повноваження виконувати обов’язки керівника, зазначення посади «директор» замість «в. о. директора» вважається неістотним недоліком і не позбавляє документ сили.

Відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text первинні документи повинні містити обов’язкові реквізити, зокрема назву документа, дату складання, зміст операції, її обсяг, назву підприємства та підписи осіб, відповідальних за здійснення господарської операції. При цьому цією ж статтею передбачено, що неістотні недоліки в первинних документах не є підставою для невизнання господарської операції, якщо вони не перешкоджають ідентифікації особи, яка брала участь у здійсненні операції.

Якщо у документі правильно зазначено ім’я та прізвище особи, яка фактично виконує обов’язки директора, і її повноваження підтверджені внутрішнім наказом про покладення обов’язків, то така особа має право підписувати документи від імені підприємства. У такій ситуації формулювання посади («директор» замість «в. о. директора») не впливає на дійсність первинного документа, оскільки підписант може бути однозначно ідентифікований.

Разом з тим, для внутрішнього порядку діловодства бажано, щоб у документах посада зазначалась відповідно до фактичного статусу особи (наприклад, «в. о. директора» або «особа, що виконує обов’язки директора»). Це допоможе уникнути зайвих запитань під час перевірок, хоча з точки зору бухгалтерського обліку така неточність сама по собі не є підставою для відхилення документа.

Тому вже отримані документи можна приймати до обліку, якщо інші реквізити оформлені правильно і повноваження підписанта підтверджені наказом про покладення обов’язків директора. Для майбутніх документів можна попросити контрагентів зазначати посаду так, як вона визначена у наказі.

Раді допомогти, звертайтесь ще!