Оформлення списання витрат на квіти та цукерки в бухобліку

Такі подарунки списуються як безоплатна передача запасів; якщо вартість подарунка на одну особу не перевищує 25% мінімальної зарплати, ПДФО і військовий збір не нараховуються, але виникають ПДВ-зобов’язання, а для працівників — нараховується ЄСВ.

Подарунки у вигляді квітів і цукерок обліковуються як запаси. Після придбання вони оприбутковуються на рахунок запасів, а при передачі працівникам списуються на витрати підприємства. Порядок застосування рахунків бухгалтерського обліку визначений Інструкцією про застосування плану рахунків бухгалтерського обліку (Інструкція про застосування плану рахунків 291 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99).

Проведення:
Придбано квіти та цукерки – Дт 209 – Кт 631
Відображено податковий кредит з ПДВ (за наявності ПН) – Дт 641 – Кт 631
Списано подарунки при передачі – Дт 949 – Кт 209

Передача подарунків працівникам є безоплатною передачею товарів. Відповідно до пп. «в» пп. 14.1.191 Податкового кодексу України (Податковий кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text) безоплатна передача прирівнюється до постачання товарів. База оподаткування ПДВ визначається не нижче ціни придбання згідно з п. 188.1 Податкового кодексу України. Тому підприємство повинно нарахувати податкові зобов’язання з ПДВ виходячи з вартості придбання подарунків.

Для фізичних осіб вартість подарунків у негрошовій формі не включається до оподатковуваного доходу, якщо вона не перевищує 25% мінімальної заробітної плати станом на 1 січня звітного року відповідно до пп. 165.1.39 Податкового кодексу України. Якщо вартість подарунка менша за зазначений ліміт (у вашому випадку 2 161,75 грн), ПДФО не нараховується. Військовий збір також не утримується, оскільки цей дохід не включається до оподатковуваного доходу відповідно до п. 16-1 підрозд. 10 розд. ХХ Податкового кодексу України. У додатку 4ДФ такий дохід відображається з ознакою доходу «160».

Водночас для працівників підприємства вартість подарунків розглядається як заохочувальна виплата у натуральній формі. Відповідно до пп. 2.3.2 Інструкції зі статистики заробітної плати №5 (Інструкція зі статистики заробітної плати №5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0114-04#Text) такі виплати належать до фонду оплати праці, тому на їх вартість нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування.

В об'єднаній звітності за березнь у вожнох працвниці в додату 4ДФ з'явиться одатковий рядок з ожнакою 160 без оподаткування, а в додатку 1 вартість подарунку буде вказана одним рядком із зарплатою,загальною сумою, на яку нараховуєтсья ЄСВ.

Документально операцію доцільно оформити наказом керівника про придбання та вручення подарунків до свята із зазначенням підстави, відповідальних осіб та категорії отримувачів. Факт передачі подарунків підтверджується відомістю видачі у довільній формі з підписами працівників про отримання. Зважаючи на урочистий характер події, щоб не псувати свято, можливо замінити таку відомість звітом відповідальної особи про роздачу подарунків (призначити таку особу наказом). Первинними документами для оприбуткування будуть накладні або інші документи постачальника.

Раді допомогти, звертайтесь ще!