Облік електронних паливних карток UPG у бухгалтерії підприємства

Електронні безконтактні паливні картки UPG обліковуються залежно від умов договору: як попередня оплата (аванс) або як придбане пальне на субрахунку 203 «Паливо».

Відповідно до ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text підставою для бухгалтерського обліку є первинні документи. Облік ведеться згідно з Інструкцією про застосування Плану рахунків №291 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99. Пальне відображається на субрахунку 203 «Паливо».

Облік залежить від типу договору з UPG.

Якщо картка «у літрах» (фіксований обсяг пального за зафіксованою ціною), право власності на пальне зазвичай переходить у момент зарахування літрів. У такому випадку пальне оприбутковується на 203 з аналітикою «на відповідальному зберіганні».

Проведення:
Передоплата постачальнику — Дт 371 – Кт 311
Отримано видаткову накладну (оприбутковано пальне) — Дт 203 (аналітика «картка») – Кт 631
Зарахування авансу — Дт 631 – Кт 371

Якщо картка «у гривнях» (паливний гаманець), оплата є авансом, а пальне оприбутковується в момент фактичної заправки за ціною АЗС.

Проведення:
Перераховано кошти — Дт 371 – Кт 311
Отримано пальне (на підставі чека РРО та зведеної накладної) — Дт 203 – Кт 631
Залік авансу — Дт 631 – Кт 371

Факт фізичного отримання пального підтверджується чеком РРО та/або щомісячним звітом постачальника. Списання пального здійснюється на підставі подорожніх листів (або інших первинних документів підприємства) та акта списання відповідно до затверджених норм.

Отже, електронна паливна картка сама по собі не є окремим активом, а є інструментом доступу до пального або авансових коштів, а облік здійснюється через субрахунок 203 з відповідною аналітикою залежно від умов договору.

Раді допомогти, звертайтесь ще!