Компенсація витрат працівника після звільнення: податкові наслідки та правила

Так, компенсувати витрати після звільнення можна; податкові наслідки залежать від належного документального підтвердження та зв’язку витрат з господарською діяльністю.

Відповідно до ст. 1160 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863 особа, яка без доручення вчинила дії в майнових інтересах іншої особи, має право на відшкодування фактично понесених витрат. Тому якщо працівник придбав товари для потреб підприємства за власні кошти, право на компенсацію зберігається і після звільнення. Загальний строк позовної давності — три роки (ст. 257 ЦКУ).

Щодо оподаткування. Якщо працівник надав оригінали розрахункових документів (фіскальні чеки РРО/ПРРО або інші документи, що підтверджують оплату), оформлено авансовий звіт і керівник затвердив його наказом, а також доведено зв’язок витрат із господарською діяльністю підприємства, то така компенсація не є доходом фізичної особи. Відповідно, об’єкт оподаткування ПДФО за ст. 163 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text не виникає, військовий збір також не нараховується.

Якщо ж відсутні належні підтвердні документи або не доведено господарський характер витрат, сума компенсації вважається додатковим благом відповідно до пп. 164.2.17 ПКУ. У такому випадку вона включається до оподатковуваного доходу фізичної особи. ПДФО утримується за ставкою 18% (п. 167.1 ПКУ) із застосуванням «натурального» коефіцієнта згідно з п. 164.5 ПКУ, а військовий збір — 5% відповідно до п. 16¹ підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ (без застосування коефіцієнта).

У звітності така сума (якщо визнана додатковим благом) відображається у додатку 4ДФ з відповідною ознакою доходу 126, а підприємство виступає податковим агентом

Отже, за наявності належно оформлених первинних документів і підтвердження виробничої необхідності компенсація після звільнення не оподатковується; за відсутності таких документів виникає обов’язок утримати ПДФО і військовий збір.

Раді допомогти, звертайтесь ще!