Термін зберігання накладних і касових документів на фірмі

Для юридичних осіб загальний строк зберігання первинних документів (накладних, касових документів) становить 5 років (1825 днів), за умови завершення податкової перевірки. Після закінчення цього строку документи можна знищити лише після проведення експертизи їхньої цінності та складання відповідного акта.

1. Строки зберігання документів
Згідно з нормами законодавства, строки зберігання залежать від типу документа та статусу платника податків:

Первинні документи, регістри бухобліку та фінзвітність: Для платників податку на прибуток та юридичних осіб на спрощеній системі строк зберігання становить 1825 днів (5 років) Податковий кодекс України, пп. 44.3.2.
Інші документи: Для документів, на які не поширюється вимога про 5-річний строк, встановлено мінімальний термін 1095 днів (3 роки) Податковий кодекс України, пп. 44.3.3.
Документи з виплати заробітної плати: Розрахунково-платіжні відомості, особові картки та накази про прийняття/звільнення зберігаються 75 років Наказ Міністерства юстиції України №578/5 від 12.04.2012.
Касові документи: Прибуткові та видаткові касові ордери, касові книги зберігаються протягом строків, визначених для первинних документів (загалом 3 роки за умови завершення перевірки, але з урахуванням ПКУ — краще орієнтуватися на 5 років для уникнення ризиків) Положення про ведення касових операцій, п. 35.

Відлік строку починається з дня подання податкової звітності, для складання якої використовувалися ці документи. Крім того, на період карантину (з 12.03.2020 по 01.07.2023) та воєнного стану перебіг строків давності призупинявся. Для податкових документів відлік поновився з 01.08.2023 року.

2. Що робити, якщо строк зберігання вийшов?
Просто викинути документи не можна. Процедура знищення включає наступні кроки:

Створення комісії: Керівник видає наказ про створення експертної комісії (не менше 3-х осіб), яка проводить експертизу цінності документів.
Проведення експертизи: Комісія відбирає документи, строк зберігання яких закінчився. Обов'язкова умова для знищення бухгалтерської «первинки» — завершення перевірки контролюючими органами з питань дотримання податкового законодавства.
Складання Акта: За результатами складається «Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду». Форма акта визначена у Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджених наказом Мін'юсту №1000/5.
Погодження: Якщо підприємство є джерелом формування Національного архівного фонду, акт погоджується з державною архівною установою. Приватні підприємства, що не належать до таких джерел, затверджують акт внутрішнім рішенням керівника.
Фізичне знищення: Документи передаються на переробку (макулатуру) або спалюються. Факт передачі підтверджується накладною, де вказано вагу документів.
Резюме
Якщо вашій фірмі більше 5 років і за старі періоди вже пройшла податкова перевірка, ви можете ініціювати процедуру знищення документів через створення комісії та складання акта. Документи, що стосуються зарплати працівників, чіпати не можна — вони мають зберігатися 75 років.

Раді допомогти, звертайтесь ще!