Так, подорожні або маршрутні листи потрібні, оскільки без них підприємство не зможе документально підтвердити господарське призначення витрат на орендоване авто, а це загрожує втратою податкового кредиту з ПДВ та оподаткуванням як додаткового блага директора.

Для збереження права на податковий кредит та врахування витрат у податковому обліку важливо підтвердити, що орендований у директора автомобіль використовувався саме в господарській діяльності підприємства. Такими підтверджуючими документами є подорожні або маршрутні листи з детальним зазначенням дати, маршрутів, цілей поїздок, показників спідометра та витрати пального. Якщо таких документів немає, витрати можуть вважатися негосподарськими (п. 198.5 ПКУ), що зобов’язує нарахувати компенсуючі податкові зобов’язання з ПДВ.

Крім того, за відсутності підтверджень службового використання авто контролюючі органи можуть визнати витрати на паливо й сервісне обслуговування як додаткове благо директора (пп. «а» пп. 164.2.17 ПКУ). У такому разі підприємство повинне утримати з цих сум 18% ПДФО і 5% військового збору.

Незважаючи на скасування типових форм подорожніх листів, підприємство може розробити власну форму маршрутного документа. Вона повинна містити обов'язкові реквізити згідно зі ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», включаючи маршрути, пробіг, мету поїздок, підписи відповідальних осіб. Ведення такого документа може бути щотижневим або щомісячним, але з обов’язковим розшифруванням по кожному дню.

Також необхідно мати:

нотаріально посвідчений договір оренди авто з фізособою (ст. 799 ЦКУ);
наказ по підприємству про закріплення авто за директором, затвердження форми листа та норм списання пального;
акти списання пального на підставі подорожніх листів.
Наявність таких документів захищає підприємство під час податкових перевірок і дозволяє уникнути податкових донарахувань.

Раді допомогти, звертайтесь ще!