Правила оформлення документів для підписання директором і менеджером

Ні, так оформлювати документи не можна: посада і прізвище в документі мають відповідати особі, яка фактично його підписує.

Кваліфікований електронний підпис є персональним ідентифікатором конкретної фізичної особи та є аналогом власноручного підпису. Використання КЕП директора іншою особою, зокрема менеджером, є неправомірним, оскільки передача особистого ключа та засобів доступу до нього заборонена законодавством про електронні довірчі послуги. У такому разі підпис вважається скомпрометованим, а документ — таким, що не відповідає вимогам належного оформлення.

Відповідно до частини другої статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та пункту 2.3 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну №88, первинний документ повинен містити посаду, прізвище та підпис особи, відповідальної за здійснення господарської операції. Дані про підписанта в текстовій частині документа мають збігатися з даними особи, яка фактично його підписує, у тому числі з даними сертифіката КЕП. Якщо в документі зазначено «менеджер», а накладено КЕП директора, виникає невідповідність обов’язкових реквізитів, що ставить під сумнів юридичну силу такого документа.

Правила організації діловодства та архівного зберігання документів, затверджені наказом Мін’юсту №1000/5, передбачають, що у разі підписання документа особою, яка виконує обов’язки керівника або діє за дорученням, у документі зазначається її фактична посада, власне ім’я та прізвище. Не допускається підписання документа з зазначенням однієї посадової особи, якщо фактично підпис накладає інша.

Отже, якщо видаткову накладну або інший первинний документ підписує директор, у документі має бути зазначено саме «директор» і його прізвище. Якщо підписує менеджер, у документі зазначається «менеджер» (або «уповноважена особа») та його прізвище, і підписання здійснюється виключно його власним КЕП за наявності відповідних повноважень, оформлених наказом або довіреністю.

Раді допомогти, звертайтесь ще!