Для бухгалтерського обліку витрат пального достатньо подорожніх листів та реєстру використаних талонів, але з питань обережності - для податкового обліку доцільне наявність та зберігання фіскальних чеків РРО.

Подорожній лист із зазначенням маршруту, витрати пального, фактичного пробігу та інших реквізитів відповідно до статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» є первинним документом, що підтверджує використання пального в межах господарської діяльності. Згідно з П(С)БО 16 «Витрати», саме цей документ, а також щомісячний акт списання пального, можуть бути підставою для формування витрат у бухгалтерському обліку.

Однак, згідно з підпунктом 198.6 Податкового кодексу України, для визнання податкового кредиту з ПДВ платник податку повинен мати не тільки податкову накладну, але й підтвердження фактичного отримання товару. Відповідно до п. 10.3.3.1 Інструкції № 281/171/578/155 від 20.05.2008 року, зареєстрованої в Мін’юсті 02.09.2008 за № 805/15496, оператори АЗС зобов’язані видавати фіскальний чек РРО при відпуску пального за талонами, оскільки такий відпуск є реалізацією на користь конкретного споживача.

У разі відсутності оригіналу чека фіскального РРО ДПС може трактувати таку операцію як непідтверджену, а отже:
– не визнає податковий кредит з ПДВ;
– може класифікувати використання пального як додаткове благо працівника, що згідно з пп. 164.2.17 Податкового кодексу України підлягає оподаткуванню ПДФО за ставкою 18% з коефіцієнтом 1,21951 та військовим збором 5%.

Наявність реєстру з електронного кабінету постачальника пального може частково підтверджувати факт відпуску, однак не замінює чек РРО, оскільки не фіксує момент заправки. Якщо на підпрєимтсві є декілька водіїв та/а бо декілька авто, наявність реєстру постачальника надає нформацію тільки про відпущені обсяги, але не інфорує яке саме авто було заправлене, або яка відповідальна особа здійснила цю операцію. За нявності лише одного авто, та тільки одного працвника, що отримує талони та заправляєтсья за ними, наявність фіскальних чеків дублює цю інформацію, тобто в цьому разі можна сказати, що наявність чеків не міситть ніяікох додатковох інформації, порівняно із тою, яка вже наявна.

З точки зору Закону про бухоблік -

відпуск наперед оплаченого пального за талонами не потребує додаткового оформлення саме розрахункової операції. Причому така позиція пов'язана саме з особливістю придбання талонів та отримання пального за ними. Адже юрособа, яка придбаває пальне за допомогою бланків-дозволів (талонів), перед їх отриманням оплачує вартість пального, що відповідає їх номіналу. АЗС, своєю чергою, виконує відпуск вже оплаченого пального. I пальне вважається поставленим з моменту його фактичного отримання — погашення талону відповідного номіналу. У підприємства є пакет первинних документів, які підтверджують використання пального - видаткова накладна, звіт АЗС, подорожні листи, акти списання. Тож навіть у разі відсутності фіскальних чеків, на підставі таких документів господарську операцію відображають в обліку.

Однак у податкової служби під час перевірки можуть виникати сумніви, чи дійсно господарські операції отримання і використання пального мали місце.

Тому, все ж доцільно, з питань обережності, зберігати фіскальні чеки, а у разі відсутності - отримати пояснення від водія.

Раді допомогти, звертайтесь ще!