Згідно з п. 34 Порядку №1487, підприємства зобов’язані не рідше одного разу на рік проводити звіряння даних Списків персонального військового обліку з обліковими документами ТЦК.

Якщо підприємство було у графіку: ТЦК може розцінити це як порушення законодавства про мобілізаційну підготовку. Штраф накладається на керівника або особу, відповідальну за військовий облік.
Якщо підприємства не було у графіку: Судова практика свідчить, що відсутність підприємства у затвердженому графіку звіряння звільняє його від відповідальності за непроведення такої звірки.

Оскільки ви маєте лист від ТЦК від 25.12.2025, ваші дії мають бути такими:

Збережіть докази спроб звіряння: Оригінали описів вкладення, фіскальні чеки Укрпошти про відправку Списків у 2025 році та отриманий лист від ТЦК. Це підтверджує відсутність вашої вини (суб'єктивної сторони правопорушення).
Зафіксуйте ситуацію в Журналі: У Журналі обліку результатів перевірок (Додаток 9 до Порядку №1487) зробіть запис про те, що Списки були направлені (вкажіть дати та номери накладних), але звіряння не проведено з причин, викладених у листі ТЦК від 25.12.2025.
Видайте наказ про стан військового обліку: До 1 лютого 2026 року ви повинні видати наказ про стан військового обліку за 2025 рік (п. 72 Порядку №1487). У констатуючій частині наказу чітко пропишіть: "Звіряння з ТЦК за 2025 рік не завершено у зв'язку з [причина з листа ТЦК], попри направлення документів [дати відправок]". У розділі завдань на 2026 рік вкажіть: "Провести звіряння з ТЦК у термін до [дата] 2026 року".

Направляйте Списки знову на початку січня. Це продемонструє вашу добросовісність як роботодавця.

Якщо ТЦК спробує накласти штраф під час майбутньої перевірки, ви зможете його оскаржити, оскільки:

Для штрафу потрібна вина особи. Якщо ви виконали всі дії (надіслали документи), а ТЦК їх не опрацював — вашої вини немає. Суди в таких випадках зазвичай стають на бік підприємства, оскільки ТЦК не довів факт ігнорування обов'язків саме посадовою особою підприємства.
Якщо у листі ТЦК вказано конкретну причину (наприклад, невідповідність форми Списків), обов'язково виправте це у новому пакеті документів на 2026 рік, використовуючи актуальну форму Списків (Додаток 5 у редакції від 31.07.2025).

Раді допомогти, звертайтесь ще!