Чи потрібен оригінал договору для електронного підписання документів

Ні, законодавсто цього не вимагає, але укладання ДУ про електронний документообіг мінімузує ризики

Електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб’єктів електронного документообігу. Використання електронного документа у цивільних відносинах здійснюється згідно із загальними вимогами вчинення правочинів, встановлених цивільним
законодавством. Договір між контрагентами – це лише альтернатива законодавчій підставі оформлення електронних документів. Тож контрагенти можуть на свій розсуд обирати – оформлювати їм первинні документи в електронній формі чи ні, навіть без попереднього закріплення про це в договорі.

Згідно з ч. 3 ст. 5 Закону України від 03.09.2015 №675-VIII «Про електронну комерцію», правочин не може бути визнано недійсним лише через його вчинення в електронній формі. Це означає, що електронні документи, навіть якщо їх використання прямо не передбачене договором, не порушують законодавства та можуть бути прийняті сторонами.

Важливим аспектом є кваліфікований електронний підпис, який має презумпцію відповідності власноручному підпису. Це закріплено у ч. 5 ст. 18 Закону України від 05.10.2017 №2155-VIII «Про електронні довірчі послуги». Таким чином, електронні акти, рахунки та інші документи, підписані КЕП, вважаються юридично дійсними.

Проте, якщо договором не закріплено обов’язковість ведення електронного документообігу, контрагент має право не приймати електронні документи та наполягати на оформленні паперових версій. У такому випадку взаємна домовленість між сторонами щодо форми документів є ключовим фактором.

Щодо податкової перевірки, проблем не виникне, якщо документи оформлені відповідно до чинного законодавства, підписані КЕП і відповідають вимогам бухгалтерського обліку. Головне – забезпечити наявність усіх необхідних реквізитів та можливість підтвердити автентичність електронного підпису.

Отже, якщо сторони згодні на електронний документообіг, юридична сила таких документів не викликає сумнівів. Для уникнення можливих непорозумінь рекомендується внести зміни до договору, додавши положення про можливість використання електронних документів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!