Оптимізація кадрового обліку: законодавчі нюанси та рекомендації

Варто зауважити, що вичерпного переліку необхідних чи необов'язкових кадрових документів нема.

Щодо особової картки П-2.

Типова форма картки П-2 затверджена наказом від 25.12.2009 №495/656 https://zakon.rada.gov.ua/rada/show/v0495202-09#Text

Затвердженої інструкції щодо ведення картки П-2 нема.

На сьогодні є лист Мінекономіки від 25.09.2024 №4701-05/70518-09, де його фахівці зазначають, що наказ Міністерства статистики України від 27.10.1995 №277, на який міститься посилання в п. 2.5 Інструкції №58, втратив чинність в частині затвердження типової форми первинного обліку №П-2 «Особова картка» на підставі наказу Державного комітету статистики від 05.12.2008 №489. З чого робиться висновок про необов'язковість особової картки за формою П-2.

Разом з тим роботодавець повинен забезпечити ведення достовірного кадрового обліку на підприємстві, зокрема обліку використання різних видів відпусток працівниками. Це можна продовжувати робити за допомогою картки П-2 або роботодавець може розробити власний документ.

Таким чином, має бути або картка П-2, або інший документ, розроблений роботодавцем, де би акумулювалась уся необхіднаінформація.

Згода про нерозголошення особистих даних.

Можливо, Ви мали на увазі згоду на обробку персональних даних. Якщо так, то така згода зараз не оформляється.

разом з тим, працівники, які безпосередньо працюють з цими даними при виконанні своїх обов’язків, зобов’язані не допускати розголошення у будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали відомі у зв’язку з виконанням посадових обов’язків. Таке зобов’язання щодо нерозголошення даних чинне навіть після припинення ними діяльності, пов’язаної з персональними даними. Працівники кадрових служб, бухгалтерії, ІТ-відділу, юристи та інші, хто мають доступ до персональних даних, повинні бути письмово ознайомлені з вимогами Закону України від 01.06.2010 № 2297-VI https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2297-17#n102 та надати підписане зобов’язання про нерозголошення.

Документи, які обов'язково повинні вестись на підприємстві (але це не виключний перелік і він може бути доповнений в процесі діяльності підприємства):

1. Штатний розпис, який вводиться в дію наказом
2. Локальні документи, що будуть визначати порядок та умови оплати праці на підприємстві. Це може бути колдоговір, а за його відсутності - положення про оплату праці
Який конкретно документ буде у Вас на підприємстві - вирішується між керівником та трудовим колективом.
3. Якщо планується виплачувати працівникам премії, то види та умови їх надання мають бути прописані у положенні про оплату праці або ж можна створити окреме Положення про преміювання
4. Правила внутрішнього трудового розпорядку
5. Посадові (робочі) інструкції працівників, з якими потрібно ознайомлювати до початку роботи.
6. Особові картки П-2 на кожного працівника
7. Особові справи.
8. Трудові книжки зараз роботодавець не приймає на зберігання, тому кадровик може лише внести запис про прийом на роботу, але тільки за вимогою працівника.
9. Прийом на роботу працівників здійснюється на підставі кадрових наказів про прийом на роботу.
10. Табель обліку робочого часу.
11. Графік відпусток
12. Накази на відпустку, повідомлення про відпустку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!