Витрати на відрядження: облік, проводки та податкові наслідки

Добрий день!
ТОВ, заг.система, ПДВ.
ТОВ відправила менеджера у відрядження. На дорогу до міста відрядж. і назад працівник придбавав електр.квитки на автобус за свої кошти (надав тільки електр.квитки).
У відрядж.він орендував авто у ФОП 3гр. (фіск.чек на 4900 грн). Це авто він заправляв ПММ (фіск.чек на 1400 грн). За оренду і ПММ він платив своїми коштами.
По завершенню відрядж.працівник надав авансовий звіт і підтвердні документи, щоб йому відшкодували витрати.
Як відобразити в обліку витрати по чеку на ПММ (які проводки)? Чи треба ПММ приходувати на рах. 203 і потім списувати його?
Чи не буде податкових наслідків (ПДФО, ВС, ЄСВ) при відшкодуванні понесених витрат у відрядженні?

ОК

Олена, консультант

експерт

26.12.2025 | 19:03

Очікує відповідь

Компенсувати можливо, навіть без оподаткування

Ситуація є нетиповою. Саме тому потрібно визначитися із оформленням документів. Наказ про відрядження має передбачати залучення орендованого авто для оперативного вирішення службових питань.

При звітуванні відряджений має надати підтвердні документи. Серед таких електронні квитки на проїзд, фіскальний чек на оплату оренди авто, фіскальні чеки на заправку авто ПММ. Якщо оплата проводилась платіжною карткою працівника, додається виписка з карткового рахунку. Це вимога пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965

Якби пальне включалась у вартість оренди, то списували б загальну вартість на витрати. Але маєте окремі чеки. А отже, маєте оприбуткувати за чеком та списати на витрати за нормами, затвердженими наказом підприємства.

Якщо всі документи будуть оформлені вірно, а саме відрядження пов’язане із госпдіяльністю, то можливо компенсувати понесені витрати відрядженому і без податків.

В такому разі маєте оприбуткувати ПММ Дт 203 Кт 372

Списання за нормами на витрати Дт 92 чи 94 Кт 203

Раді допомогти, звертайтесь ще!