Оформлення відрядження: оплата проїзду та проживання працівників

Поїздку колективу на семінар в інше місто з проживанням оформлюють як відрядження, а проїзд і проживання доцільно оплачувати безготівково напряму від компанії.

Поїздка колективу працівників на семінар, який проводиться в іншому населеному пункті та пов’язаний з діяльністю підприємства, оформлюється як відрядження на підставі наказу керівника із зазначенням місця, строку та мети відрядження (участь у семінарі).

За всі дні відрядження, включаючи день виїзду та день повернення, працівникам виплачуються добові в межах норм, визначених пп. 170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965).

Оплату проїзду та проживання рекомендуємо здійснювати напряму від компанії шляхом укладення договорів з перевізниками та готелями і безготівкової оплати, що дозволяє уникнути виникнення оподатковуваного доходу у працівників та спрощує документообіг; альтернативно працівники можуть оплатити витрати самостійно з подальшим відшкодуванням за наявності підтвердних документів у межах відрядження.

Щодо оподаткування ПДФО податківці у категорії 103.04 ЗІР (https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=42384) роз’яснюють, що у випадку, коли відповідно до умов договору запрошеною стороною семінару (конференції) та отримувачем інформаційно-консультаційних послуг є юридична особа – роботодавець, інтереси якої на заході представляє працівник, сума, сплачена роботодавцем за участь у такому семінарі (конференції), не визнається доходом працівника та не є об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб.

Натомість, якщо згідно з умовами договору запрошеною стороною та безпосереднім отримувачем інформаційно-консультаційних послуг виступає працівник, а оплату за його участь здійснює юридична особа (роботодавець), така сума розцінюється як дохід працівника у вигляді додаткового блага та включається до його загального місячного (річного) оподатковуваного доходу з оподаткуванням ПДФО за ставкою 18 відсотків.

Раді допомогти, звертайтесь ще!