Чи можна не вказувати ПІБ та посаду у документах

Такий документ ви можете прийняти, але будьте готові до суду з податківцями.

Хоча електронний підпис забезпечує ідентифікацію особи, відсутність посади в документі може викликати проблеми з визнанням його дійсності з боку податкових органів. Рекомендується завжди вказувати всі обов'язкові реквізити, щоб уникнути можливих претензій.

Ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон №996) визначає наступне:

«Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:

• назву документа (форми);
• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади та прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції й правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

...Неістотні недоліки в документах, що містять відомості про господарську операцію, не є підставою для невизнання господарської операції, за умови, що такі недоліки не перешкоджають можливості ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції, та містять відомості про дату складання документа, назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції тощо.»

Отже, за визначенням ст. 9 Закону №996 – посади й прізвища осіб та особистий підпис особи вказані як обов'язкові реквізити первинного документа.

Закон України від 22.05.2003 №851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон №851) визначає наступне:

Стаття 5 Закону №851:

«Електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.»

Стаття 6 Закону №851:

«Для ідентифікації автора електронного документа може використовуватися електронний підпис.

Для підтвердження достовірності походження та цілісності електронного документа може використовуватися електронна печатка.

Накладанням електронного підпису та/або електронної печатки завершується створення електронного документа.

...Суб’єкти електронного документообігу використовують електронні підписи та електронні печатки у випадках, встановлених законодавством, або за домовленістю між відповідними суб’єктами...»

Стаття 7 Закону №851:

«Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги».

...Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії...»

Ст. 18 Закону України від 05.10.2017 №2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» визначає наступне:

«Кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису.»

Рішення суду може бути на користь платника податків. Наприклад, в постанові КАС ВС від 15.07.2025 №440/5003/23 зазначено, що відсутність у первинних документах назви посади особи та прізвища, яка брала участь в господарській операції за наявності підпису та печатки не може свідчити про те, що такі первинні документи є неналежними доказами.

Раді допомогти, звертайтесь ще!