Облік поштових марок в програмі BAS: кількість чи сума

У ситуації, коли поштові марки обліковуються на рахунку 331 лише в сумовому вираженні та списуються ручними операціями, основним недоліком є відсутність кількісного контролю. У такому обліку неможливо простежити фактичний рух марок у штуках, а списання підтверджується лише бухгалтерською довідкою без системного зв’язку з первинними документами. Це є методологічно некоректно, оскільки поштові марки є грошовими документами і повинні обліковуватися як у сумі, так і в кількості.

Для виправлення ситуації в BAS необхідно забезпечити кількісний облік по рахунку 331. Для цього в плані рахунків потрібно відкрити субрахунок до рахунку 331 і встановити галочку «Кількісний облік», а також увімкнути аналітику за номенклатурою. Далі поштові марки слід завести в довіднику номенклатури як окрему позицію з одиницею виміру «шт». Це дозволить програмі вести облік поштових марок у натуральному (кількісному) вираженні.

Оприбуткування марок, придбаних підзвітною особою, потрібно відображати документом надходження грошових документів із зазначенням кількості та загальної суми. Таким чином у BAS фіксується не лише вартість марок, а й їх фактична кількість на рахунку 331.

Списання використаних марок має здійснюватися виключно на підставі Акта використання та оформлюватися документом списання грошових документів у BAS. При цьому списання проводиться безпосередньо на відповідний рахунок витрат, наприклад 92, із зазначенням кількості використаних марок. Застосування ручних операцій і проміжних рахунків для таких операцій не є доцільним і ускладнює контроль.

Для правильного ведення обліку в майбутньому необхідно дотримуватися єдиного порядку: усі поштові марки оприбутковувати через документи надходження грошових документів, списання здійснювати лише документами списання на підставі затверджених актів, а ручні бухгалтерські операції для руху марок не використовувати. За такого підходу в системі завжди буде коректний залишок марок у штуках і в гривнях, а облік відповідатиме вимогам бухгалтерського та податкового контролю.

Раді допомогти, звертайтесь ще!