Оприбутковувати товари на підприємстві можна з використанням уніфікованих внутрішніх назв, навіть якщо вони не збігаються дослівно з найменуваннями, зазначеними в супровідних документах постачальників. Головна умова — забезпечення однозначної ідентифікації придбаних матеріальних цінностей. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (ст. 9) вимагає, щоб первинний документ містив інформацію, яка дозволяє встановити факт господарської операції, а отже, — можливість зіставити товар із відповідною позицією у внутрішньому обліку.

У практиці постачальники часто застосовують різні варіації назв і специфікацій для однакових товарів — із зазначенням артикулів, скорочень або описових характеристик. Якщо підприємство оприбутковує кожну таку варіацію окремо, це створює дублікати у системі, ускладнює аналіз залишків, облік використання та інвентаризацію. Тому створення внутрішнього довідника номенклатури з уніфікованими назвами для однакових товарів є обґрунтованою та ефективною обліковою практикою.

Водночас, щоб забезпечити прозорість обліку та уникнути непорозумінь при перевірках, доцільно при кожному оприбуткуванні фіксувати в інформаційних полях облікової системи або в примітках посилання на оригінальне найменування із накладної постачальника. Це дозволяє швидко звірити облік з первинними документами.

Рекомендовано також формалізувати порядок ведення обліку ТМЦ: затвердити у складі облікової політики правила створення, редагування та використання довідника номенклатури, зокрема вимоги до назв, форматів і варіантів класифікації. Такий підхід повністю відповідає меті бухгалтерського обліку — формуванню достовірної інформації про активи підприємства — і водночас не порушує жодних вимог щодо оформлення первинної документації.

Раді допомогти, звертайтесь ще!