Якщо працівникам компанії виплачується компенсація за використання власного автомобіля в службових цілях, і така компенсація ґрунтується на внутрішніх положеннях підприємства, розрахунках лімітів пробігу та службових записках, цього загалом достатньо для ініціювання виплат. Однак, щоб безперешкодно визнавати такі виплати у складі витрат підприємства, зокрема в разі податкової перевірки, слід доповнити документи первинним обліком поїздок, наприклад, подорожніми або маршрутними листами. Незважаючи на скасування типової форми подорожнього листа, підприємство зобов’язане створювати власну форму первинного документа відповідно до вимог ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Такий документ має містити дату поїздки, маршрут, мету, показники спідометра на початок і кінець, а також пробіг за день. Це дозволяє чітко підтвердити, що транспортний засіб використовувався саме для виробничих потреб, а не особистих поїздок працівника.

У разі відсутності договору оренди чи безоплатного користування автомобілем, виплата компенсації (включаючи ПММ) розглядається як додаткове благо, що підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб за ставкою 18% (пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ) та військовим збором — 5% (з урахуванням змін, що діють з 2025 року). Водночас така компенсація не входить до фонду оплати праці відповідно до пп. 3.22 Інструкції зі статистики заробітної плати №5 та підпадає під перелік виплат, на які не нараховується ЄСВ (п. 11 розд. І Переліку, затвердженого постановою КМУ від 22.12.2010 № 1170). У бухгалтерському обліку такі витрати класифікуються як інші операційні витрати й можуть бути віднесені до адміністративних або збутових, залежно від посадових обов’язків працівника (рахунки 92 або 93).

Додатково слід зважати на вимоги ст. 125 Кодексу законів про працю України, яка передбачає право працівника на компенсацію за зношення особистого майна, що використовується у трудовому процесі. Хоча стаття прямо не згадує автомобілі, її можна застосовувати за аналогією.

Отже, для уникнення податкових ризиків та повного обґрунтування господарської мети компенсацій, важливо не лише мати політики, маршрути, документи на авто та службові записки, а й належним чином оформляти первинні документи по кожній поїздці — це ключова умова для підтвердження правомірності витрат.

Раді допомогти, звертайтесь ще!