Передусім варто зазначити, що штраф не є послугою, тому документальне оформлення його актом наданих послуг є неправильним. Такий акт призначений для фіксації факту надання та прийняття послуги, а не для стягнення санкцій.

Штраф — це відповідальність за порушення договірних умов, і документальним підтвердженням його нарахування має бути претензія або інше письмове повідомлення замовника, у якому зазначено суть порушення та відповідний пункт договору, на підставі якого він вимагає сплатити штраф. Якщо підприємство погоджується з вимогами замовника, підставою для відображення в обліку слугують отримана претензія та бухгалтерська довідка.

В обліковому аспекті така сума визнається у складі інших операційних витрат. Це відповідає вимогам п. 20 Національного положення (стандарту) бухгалтерського обліку 16 "Витрати", згідно з яким штрафи, пені та неустойки за порушення господарських договорів включаються до складу витрат звітного періоду.

Обліковуються такі операції наступним чином:

при визнанні штрафу: Дт 948 «Визнані штрафи, пені, неустойки» — Кт 685 «Розрахунки з іншими кредиторами»;
при сплаті штрафу: Дт 685 — Кт 311 «Поточні рахунки в національній валюті».
Таким чином, для коректного обліку варто уникати використання актів наданих послуг у випадку штрафів і вимагати у замовника правильну форму документального підтвердження претензії.

Раді допомогти, звертайтесь ще!