У разі смерті працівника роботодавець повинен оформити припинення з ним трудових відносин (п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#Text )., а саме видати відповідний наказ та усі належні померлому працівникові грошові суми виплатити членам його сім’ї або спадкоємцям.
Підставою для припинення трудових відносин з померлим працівником є належним чином оформлене свідоцтво про смерть або ж рішення суду. Без указаного документа припинити трудовий договір із таким працівником не вийде. Тому поки не буде підтвердних документів, табелюйте такого працівника кодом НЗ. Потім можна буде зробити коригуючий табель.
Дата припинення ТД у вас не буде збігатись із датою видання наказу і це не є помилкою (див. лист Мінсоцполітики № 284/06/186-10 від 21.12.2010 р.). Тобто наказ про припинення ТД у вас буде виданий пізніше дати смерті,, але в наказі зазначайте дату припинення трудового договору дату смерті працівника.
У наказі про припинення трудового договору у зв’язку зі смертю вказується кількість днів невикористаної щорічної основної відпустки та додаткової відпустки для працівників, які мають дітей, якщо є такі невикористані дні. Також при остаточному розрахунку слід нарахувати лікарняні, якщо такі були. За правилами ч. 1 ст. 1227 Цивільного кодексу суми заробітної плати, пенсії, стипендії, аліментів, допомог у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, інших соціальних виплат, які належали спадкодавцеві, але не були ним одержані за життя, передаються членам його сім'ї, а у разі їх відсутності - входять до складу спадщини. Згідно з ч. 6 ст. 24 Закону про відпустки у разі смерті працівника грошова компенсація за не використані ним дні щорічних відпусток, а також додаткової відпустки працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину - особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи, що не була одержана за життя, виплачується членам сім’ї такого працівника, а у разі їх відсутності - входить до складу спадщини. Тобто і зарплату і компенсацію відпустки слід виплтити членам сімї померлого працівника.
Відповідно до ст. 3 Сімейного кодексу України сім'ю складають особи, які одночасно:
спільно проживають;
пов'язані спільним побутом;
мають взаємні права та обов'язки.
Тобто кошти, які належали померлому працівнику виплачуєте за заявою членам сім’ї такого померлого працівника. Окрім заяви слід додати певні підтвердні документи.
копія свідоцтва про смерть працівника.
документи, які підтверджують, що той, хто звернувся, був членом сім’ї померлого працівника. Такими документами можуть бути:
для дружини (чоловіка) – свідоцтво про шлюб;
для неповнолітньої дитини – свідоцтво про народження (про всиновлення);
для інших родичів – документи, які підтверджують факти перебування з померлим у кровній спорідненості та спільного з ним проживання.
Якщо ніхто не звертається за належними померлому виплатами, то рекомендуємо надіслати на адресу померлого рекомендований лист, щоб повідомити про належні суми працівникові.
Якщо за коштами ніхто не з’являється, то можна:
зберігати кошти, які належать померлому працівникові, на рахунку підприємства до появи спадкоємців;
звернутися до послуг нотаріуса (державного чи приватного), який здійснює діяльність у нотаріальному окрузі за місцем виконання зобов’язання. Підприємство як боржник може погасити свій борг шляхом внесення належної померлому працівнику заробітної плати на депозит нотаріуса (ч. 1 ст. 537 ЦКУ, лист Мін’юсту від 12.03.2012 №113-0-2-12/13.1).

Раді допомогти, звертайтесь ще!