Використання факсиміле на первинних документах, включаючи товарно-транспортні накладні (ТТН), допускається, але лише за умови дотримання певних формальних вимог. Основною правовою підставою для цього є положення частини третьої статті 207 Цивільного кодексу України, які дозволяють застосування аналога власноручного підпису (зокрема, факсиміле) лише у випадках, передбачених законом або за письмовою згодою сторін. Така згода повинна містити зразки відповідних підписів.

Крім того, стаття 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» вимагає, щоб первинні документи містили підпис або інші ідентифікаційні дані особи, що брала участь у господарській операції. Факсиміле, якщо воно належно оформлене відповідною угодою, може вважатися таким ідентифікатором.

Щодо ТТН, то спеціальні норми, які регламентують порядок перевезень, не містять прямої заборони чи дозволу на факсимільне підписання. Тому тут також застосовуються загальні цивільно-правові положення. Утім, з огляду на те, що ТТН перевіряються безпосередньо під час перевезення, а підтверджуюча угода про використання факсиміле зазвичай відсутня у водія, існує ризик конфліктних ситуацій або штрафів. Через це факсиміле на ТТН хоч і не заборонене, але на практиці його використання не рекомендується.

Законодавство також чітко забороняє застосування факсиміле на податковій та фінансовій звітності, податкових накладних, банківських документах і касових ордерах. Відповідно до пункту 12 глави 7 розділу II Правил організації діловодства (затверджених наказом Мін'юсту від 18.06.2015 № 1000/5), факсиміле не допускається на бухгалтерських, фінансових та організаційно-розпорядчих документах.

Щоб правомірно використовувати факсиміле, необхідно укласти письмову угоду з контрагентом — окремо або як частину основного договору — зі зразками власноручного та факсимільного підпису уповноважених осіб. Додатково, для внутрішнього порядку, підприємство може видати наказ, у якому визначити, хто має право використовувати факсиміле, на яких документах, та встановити правила його зберігання і використання.

Таким чином, факсиміле є допустимим, але лише за умови попереднього документального врегулювання та з урахуванням виключень, встановлених законодавством.

Раді допомогти, звертайтесь ще!