Має бути наказ, інвойс, виписка з рахунку

Оскільки корпоративна картка оформлена на директора, то оплата з картки проводиться в обліку з відображенням на рахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами".

При цьому, авансовий звіт можна не робити, відповідно до пп. 170.9.4 ПКУ: «У разі якщо під час відрядження або виконання окремих цивільно-правових дій платник податку застосував платіжні інструменти, включаючи корпоративні (бізнесові) платіжні інструменти або особисті платіжні інструменти, чи їх реквізити, для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових витрат та за відсутності оподатковуваного доходу, звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, не складається і не подається»

Втім, це не звільняє від подання підтверджуючих документів щодо здійснених витрат. А підтверджуючим документом у цьому випадку буде наданий нерезидентом інвойс. Як правило, такий інвойс містить назву постачальника послуг та його реквізити; опис послуги; дату виписки рахунку; суму до сплати; інформацію про спосіб оплати. Тобто за цими реквізитами можна ідентифікувати операцію. Якщо такий інвойс оплачений (що підтверджується відповідним документом випискою з рахунку), і містить усі обов’язкові реквізити первинного документа, які розкривають відомості про госпоперацію, то він стає повноцінним первинним документом, який замінює акт наданих послуг (лист Мінфіну від 24.03.2023 № 41010-06-5/7983).

Якщо підприємство затвердило внутрішніми положеннями, що в будь-якому випадку потрібно подавати авансовий звіт, то директор подає в бухгалтерію авансовий звіт та виписку та/або відомості з рахунку в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент (пп. 170.9.2 ПКУ).

Необхідно створити внутрішні документи, що підтверджують господарський характер операції та її зв'язок з діяльністю підприємства. Наказ керівника підприємства (або інший розпорядчий документ) про придбання послуг штучного інтелекту вказує на необхідність придбання послуг ШІ для господарської діяльності підприємства. Визначає мету використання цих послуг (наприклад, для маркетингу, оптимізації процесів, розробки тощо). Призначає відповідальних осіб за використання послуг та контроль за їх ефективністю. Отже, у Вас має бути наказ, інвойс та платіжна інструкція.

Раді допомогти, звертайтесь ще!