Вилучення документів без перевірок: нюанси зберігання та знищення
Не рекомендуємо знищувати табель, адже табель обліку використання робочого часу є первинним документом для нарахування заробітної плати.
Регламентовані строки зберігання табеля https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text :
- у загальному випадку — 1 рік (поз. 408 Переліку № 578/5);
- щодо працівників, задіяних на роботах зі шкідливими умовами праці, — 75 років (поз. 445 Переліку № 578/5);
- щодо громадян, які постраждали унаслідок Чорнобильської катастрофи, — 75 років (поз. 685 Переліку № 578/5)
Проте відповідно до змін, які внесені до ст. 336 Переліку 578/5 первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах, треба зберігати 5 років. На підставі табеля розраховують зарплату, тому такий документ також є підставою для відображення операції у бухобліку.
Отже, така обставина якраз і вказує на те, що табель повинен зберігатися 5 роки. Проте в ст. 408 Переліку 578/5 все залишилось без змін.
Крім того зверніть увагу на наступне. Документи підприємства може бути відібрано для знищення лише після закінчення встановлених Переліком № 578/5 строків. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється. На підставі представлених структурними підрозділами переліків (списків) справ, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання, і проведеної експертизи цінності документів в архіві підприємства складають акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (далі — Акт). Його форму наведено в додатку 15 до Правил № 1000 (глава 3 розділу V Правил 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text ) Такий Акт складають у 2 примірниках, зазвичай, на справи всього підприємства.
Справи включають в Акт, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складено Акт. Наприклад, справи з 5-річним строком зберігання, закінчені у 2023 році, можуть включатися в Акт, який буде складений не раніше 1 січня 2029 року з урахуванням приміток, указаних у відповідних переліках документів зі строками зберігання.
Додатково матеріал:
Раді допомогти, звертайтесь ще!
Відповідь від 15 хвилин!
Підключіть сервіс «Особистий консультант» та отримайте рішення всіх ваших робочих завдань від найкращих експертів-практиків країни.
ФОП: можливість укладення договорів на різних системах оподаткування
Подання звіту 20-ОПП: окремо чи в одному документі
Нарахування зарплати за відпустку: грудень та січень нюанси
Як правильно відображати відпустку по догляду за дитиною
Чи потрібно подавати звіт 20-ОПП при новій оренді
Який рівень середньої зарплати зберегти для бронювання
Чи може ФОП 2 групи отримати довідку під час лікарняного
Документи та процес оформлення для прийому неповнолітніх на роботу
Для прийняття на роботу неповнолітнього які документи потрібні і як правильно …
Чи застосовувати ставку ПДФО 5% новому працівнику у грудні
Який КВЕД обрати для консультацій ФОП без телефонії
Виплата зарплати до Нового року: дотримання термінів та правил
Компенсація невикористаних днів відпустки без звільнення працівника
