Вилучення документів без перевірок: нюанси зберігання та знищення

Не рекомендуємо знищувати табель, адже табель обліку використання робочого часу є первинним документом для нарахування заробітної плати.

Регламентовані строки зберігання табеля https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text :

• у загальному випадку — 1 рік (поз. 408 Переліку № 578/5);
• щодо працівників, задіяних на роботах зі шкідливими умовами праці, — 75 років (поз. 445 Переліку № 578/5);
• щодо громадян, які постраждали унаслідок Чорнобильської катастрофи, — 75 років (поз. 685 Переліку № 578/5)

Проте відповідно до змін, які внесені до ст. 336 Переліку 578/5 первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах, треба зберігати 5 років. На підставі табеля розраховують зарплату, тому такий документ також є підставою для відображення операції у бухобліку.

Отже, така обставина якраз і вказує на те, що табель повинен зберігатися 5 роки. Проте в ст. 408 Переліку 578/5 все залишилось без змін.

Крім того зверніть увагу на наступне. Документи підприємства може бути відібрано для знищення лише після закінчення встановлених Переліком № 578/5 строків. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється. На підставі представлених структурними підрозділами переліків (списків) справ, що підлягають знищенню у зв’язку із закінченням строків їх зберігання, і проведеної експертизи цінності документів в архіві підприємства складають акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ (далі — Акт). Його форму наведено в додатку 15 до Правил № 1000 (глава 3 розділу V Правил 1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#Text ) Такий Акт складають у 2 примірниках, зазвичай, на справи всього підприємства.

Справи включають в Акт, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складено Акт. Наприклад, справи з 5-річним строком зберігання, закінчені у 2023 році, можуть включатися в Акт, який буде складений не раніше 1 січня 2029 року з урахуванням приміток, указаних у відповідних переліках документів зі строками зберігання.

Додатково матеріал:

https://kadroland.com/news/537-tabel-obliku-vikoristannya-robocogo-casu-vazlivi-akcenti-dlya-2024-roku

Раді допомогти, звертайтесь ще!