Корпоративний роумінг без деталізації: як правильно оформити витрати

Безпечним варіантом буде попросити працівника повернути кошти за такий роумінг або утримати з зарплати
Податківці роз'яснюють в разі, якщо такі розмови і використання роумінгу пов'язані з виробничими потребами підприємства, то вартість такого роумінгу не є додатковим благом.
ЗІР (категорія 103.02) https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=29960

Але при цьому виробничий (господарський) характер таких розмов потрібно довести в разі перевірки.
Теоретично, працівник може у вихідні дні чи у відпустці перебувати за кордоном і вирішувати якісь виробничі питання. Така необхідність перебувати на зв'язку навіть в неробочий час може бути зумовлена як його посадовими обов'язками, так і специфікою його роботи чи ненормованим робочим днем.
Наприклад, директору можуть терміново зателефонувати іноземні партнери для уточнення якихось умов по договору. Чи ви імпортуєте/експортуєте товар і логіст повинен уточнити у перевізника час прибуття на митницю для оформлення. Чи навіть якщо працівник у відпустці, але є необхідність його викликати з такої відпустки через виробничу необхідність, то він повинен бути на зв'язку для повідомлення йому про таке відкликання.

Але для таких ситуацій в разі перевірки податківці ймовірно попросять деталізацію з розшифровкою часу чи номерів, куди були здійснені дзвінки для підтвердження саме такої виробничої мети.
Бо і іншому випадку такий роумінг, коли формально працівник не перебував у відрядженні, буде класифікований як безоплатно отримані послуги і вимагатиме донарахування ПДФО та ВЗ на підставі п."е" ст.164.2.17 ПКУ
https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627

Тому в вашому випадку, якщо дійсно є необхідність використати такі витрати, є можливість довести, що працівник, який користується телефоном, міг вирішувати якесь термінове питання у вихідний день, оформити доповідну записку, обгрунтувати, з ким саме відбувалося спілкування, то ви можете застосувати такий варіант і не вважати такі суми саме додатковим благом.

Якщо ж такі докази, тим більше без деталізації дзвінків, отримати важко, безпечнішим варіантом буде попросити працівника добровільно компенсувати підприємству такі витрати шляхом сплати на розрахунковий рахунок або отримати згоду на утримання з заробітної плати.

В цілому прямого законодавчого обов'язку замовляти деталізацію рахунків немає. Однак доводити виробничий чи невиробничий характер розмов технічно складно, особливо при абонентській платі. Відсутність деталізації у разі перевірки може призвести до того, що податкові органи визнають усі витрати на мобільний зв'язок додатковим благом працівників або негосподарськими витратами підприємства, особливо якщо суми таких витрат щомісяця суттєві

Раді допомогти, звертайтесь ще!