Дистанційне підписання протоколу інвентаризації: можливості та нюанси

Вважаємо, що директор може підписувати протокол інвентаризації дистанційно через з використанням КЕП.

Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань №879 містить вимогу про те, що протокол інвентаризаційної комісії підлягає затвердженню керівником підприємства протягом 5 робочих днів після завершення інвентаризації. При цьому жодних вимог щодо обов’язковості саме власноручного (паперового) підпису керівника Положення не встановлює (п. 2 розд. IV Положення №879: https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1365-14#n209).

Крім того, відповідно до Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text та Закону України «Про електронні довірчі послуги» https://zakon.rada.gov.ua/go/2155-19, електронний документ, підписаний кваліфікованим електронним підписом (КЕП), має таку саму юридичну силу, як і документ з власноручним підписом. Тому підписання керівником протоколу інвентаризації за допомогою КЕП є законним.

Щодо обов’язкової фізичної присутності під час проведення самої інвентаризації, то Положення №879 чітко визначає, що інвентаризація повинна проводитись у присутності матеріально відповідальної особи (п. 1 розд. ІІ Положення №879). Також на практиці вважається обов’язковою фізична присутність усіх членів інвентаризаційної комісії, оскільки саме вони здійснюють фактичний огляд, підрахунок та звірку активів. Дистанційна участь членів комісії чинним Положенням №879 не передбачена.

У разі відсутності керівника на момент проведення інвентаризації, він має право уповноважити наказом іншу посадову особу (наприклад, заступника чи керівника структурного підрозділу) на участь у роботі інвентаризаційної комісії.

Водночас важливо розмежовувати: керівник підписує протокол не як член інвентаризаційної комісії, а саме як керівник підприємства, який затверджує її результати. Саме тому підписання протоколу керівником дистанційно за допомогою КЕП допускається.

Раді допомогти, звертайтесь ще!