Виплати зарплати під час лікарняного: як виправити помилки

Працівниця мала отримати відпустку по вагітності та пологах (е-лікарняний з 01.09.25 по 04.01.26), але в вересні та жовтні було оформлено табель з робочими днями та проведені виплати (аванс+зп за кожен місяць + аванс листопад), в звітності належно відображено як повноцінно працювала, зп виплачена на картку. Які дії тепер, що потрібно зробити покроково щоб вийти з цієї ситуації? Як вірно уточнити в звітності? Чи можливий варіант не повертати кошти від працівника в рахунок зп, а оформити їй премію для прикладу? Якими датами потрібно оформити наказ на відпустку, заяву від працівника на право цієї відпустки? Чи потрібно

АН

Антон

експерт

01.12.2025 | 19:41

Очікує відповідь

Сама наявність електронного лікарняного автоматично не означає надання працівниці відпустки по вагітності, оскільки для надання такої відпустки вона мала подати заяву не пізніше ніж у перший день такого лікарняного, на підставі якої мав би бути виданий наказ.

Згідно зі ст. 15 Закону № 1105 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1105-14#n1309) оплата лікарняного по вагітності компенсує втрачену заробітну плату. Отже, якщо під час лікарняного працівниця не подає заяву про відпустку по вагітності та пологах, фактично працює, ій має бути нараховано зарплату, а лікарняний при цьому оплаті не підлягатиме.
Працівниця має написати пояснюючу записку про те, що вона самостійно прийняла рішення працювати під час лікарняного.

З дня початку відпустки по вагітності згідно з отриманою від працівниці заявою видається наказ про таку відпустку, а заплата не нараховується.

На підставі пояснюючої записки, заяви та наказу про відпустку по вагітності видається рішення про оплату лікарняного з дня початку відпустки на меншу кількість днів лікарняного до його закінчення.

До ПФУ подається заявка на оплату вже не 126 днів, а меншої кількості днів з дня фактичного початку відпустки (наприклад, з 01.11) по день закінчення лікарняного.

У звітності відображається фактична дата початку відпустки (наприклад, 01.11) у Д5, а нарахування лікарняного у Д1 та Д4 за фактичний період непрацездатності (наприклад, з 01.11.2025 по 04.01.2026).

Раді допомогти, звертайтесь ще!