Потрібно оформити відпустку по вагітності та пологах та виплатити допомогу по вагітності та пологах.
Документальне оформлення відпустки та порядок надання допомоги по вагітності та пологах на підприємстві умовно можна поділити на такі етапи:
Працівниця повідомляє про відкриття е-лікарняного або роботодавець бачить його у себе в кабінеті на порталі ПФУ.
Працівниця пише заяву роботодавцю про надання відпустки по вагітності та пологах.
Кадровик видає наказ про надання відпустки по вагітності та пологах.
Табельник (кадровик) зазначає в Табелі обліку використання робочого часу відсутність працівника.
Кадровик зазначає про відпустку по вагітності та пологах у розділі V особової картки П-2.
Уповноважений із соціального страхування передає до бухгалтерії підприємства рішення про призначення або відмову в призначенні матзабезпечення.
Бухгалтерія розраховує суму допомоги та надає заяву-розрахунок до ПФУ.
Щодо строків. За загальним правилом лікарняний лист по вагітності та пологах вважається виданим через сім днів з дати відкриття та набуває статусу «готовий до сплати (виданий)» (Порядок № 1234 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0890-21#Text ). Тобто тільки через 7 днів, на восьмий день, статус ЛН має змінитись на «Готовий до сплати» і з ним можна буде працювати.
Далі страхувальник чи уповноважені ним особи мають ухвалити рішення про призначення допомоги або відмову не пізніше 3 робочих днів з дня надходження (видання) лікарняного (ст. 24 Закону № 1105 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1105-14#Text ).
Потім бухгалтерія має розрахувати, нарахувати та подати до ПФУ заяву-розрахунок протягом 5 робочих днів з дня ухвалення рішення.
Після надходження від ПФУ коштів на спецрахунок, їх виплачують застрахованій особі.
Також початок та закінчення відпустки слід показати в додатку 5 податкового розрахунку, а суму допомоги в додатку 1 та додатку 4ДФ. При заповненні Додатку 1 створюються окремі рядки для кожного місяця відпустки. Сума декретних розподіляється пропорційно кількості днів відпустки у кожному місяці. Основні правила заповнення:
графа 08 – код «42» або «43» якщо декретні будуть нараховані працівниці з інвалідністю;
графа 10 – зазначається місяць і рік, на які припадає період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
графа 14 – відображається загальна кількість днів трудових відносин за місяць, при цьому в місяці початку лікарняного цю графу не заповнюють, якщо були інші нарахування. В останньому місяці, на який припадає декретна відпустка, в графі 14 зазначаєте кількість календарних днів цього місяця;
графа 15 – зазначається кількість календарних днів декретної відпустки у кожному з місяців.
При нарахуванні ЄСВ необхідно контролювати дотримання мінімальної бази у кожному місяці декретної відпустки. Якщо сума декретних менша за мінімальну базу, донарахування ЄСВ відображається в Додатку 1 за той місяць, в якому воно фактично здійснюється, донарахування наперед не допускається.
В Додатку 4ДФ декретні відображають одним рядком з ознакою «128», а саме у графі 3а – нарахування, 3 – виплату. Допомога по вагітності не є базою для оподаткування ПДФО та ВЗ, тож графи 4а, 5а, 4 та 5 не заповнюються.
У Додатку 5 покажете початок декретної відпустки:
графа 07 – «5» – особа, якій надано відпустку у зв'язку з вагітністю та пологами;
графа 10 – дата початку відпустки
графа 16 – реквізити наказу про надання декретної відпустки.

Раді допомогти, звертайтесь ще!