Видача наказів заднім числом: дії бухгалтера та можливі штрафи

Ні. Не можна реєструвати розпорядчий документ «заднім числом».

Під час реєстрації документа надається умовне цифрове (літерно-цифрове) позначення – реєстраційний індекс (п. 5 гл. 4 розд. IIІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту від 18.06.2015 №1000/5).

Елементами реєстраційного індексу є порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються.

Документи реєструються у день підписання.

Отже, у день підписання документа повинен бути присвоєний порядковий номер. Жодних інших варіантів законодавство не передбачає.

Аналогічні за змістом норми можна побачити й у ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».

Якщо з певних причин підписаний наказ не зареєстрували вчасно, його необхідно перевидати, перевізувати, перепідписати та зареєструвати у день підписання, використавши порядковий номер у межах групи документів.

Документи, оформлені «заднім числом» можуть виявити під час перевірки, вони можуть бути доказами у кримінальних чи інших справах. І якщо Держпраці оформить лише припис і штраф, то виявлення таких документів в процесі розгляду кримінальної справи можуть мати серйозні наслідки.

Раді допомогти, звертайтесь ще!