Видача наказів заднім числом: дії бухгалтера та можливі штрафи
Підкажіть, будь ласка, кадрова служба видає накази заднім числом (відпустка за свій рахунок) по різним причинам, немає зв'язку з працівником і т.д. Таке можливо? Як в такому випадку діяти бухгалтеру, який закриває табель? Чи є штрафи і в якому розмірі. Дякую.
Ні. Не можна реєструвати розпорядчий документ «заднім числом».
Під час реєстрації документа надається умовне цифрове (літерно-цифрове) позначення – реєстраційний індекс (п. 5 гл. 4 розд. IIІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мінюсту від 18.06.2015 №1000/5).
Елементами реєстраційного індексу є порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються.
Документи реєструються у день підписання.
Отже, у день підписання документа повинен бути присвоєний порядковий номер. Жодних інших варіантів законодавство не передбачає.
Аналогічні за змістом норми можна побачити й у ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів».
Якщо з певних причин підписаний наказ не зареєстрували вчасно, його необхідно перевидати, перевізувати, перепідписати та зареєструвати у день підписання, використавши порядковий номер у межах групи документів.
Документи, оформлені «заднім числом» можуть виявити під час перевірки, вони можуть бути доказами у кримінальних чи інших справах. І якщо Держпраці оформить лише припис і штраф, то виявлення таких документів в процесі розгляду кримінальної справи можуть мати серйозні наслідки.
Раді допомогти, звертайтесь ще!
Відповідь від 15 хвилин!
Підключіть сервіс «Особистий консультант» та отримайте рішення всіх ваших робочих завдань від найкращих експертів-практиків країни.
Чи має право працівник на додатковий день відпочинку
Як зареєструвати виробничі потужності для ФОП на загальній системі
Визначення страхового стажу для лікарняних: важливі нюанси
Потрібна допомога для вирахування страхового стажу для лікарняних, щоб % правильно застосувати …
Як скоригувати лікарняні та уникнути відповідальності за помилки
Виплата компенсації за відпустку при призові в ЗСУ
Розрахунок декретних виплат для працівника за сумісництвом
Оплата роботи у вихідний день під час відрядження в бюджеті
Чи потрібно донараховувати ПДВ при продажу енергообладнання
Розрахунок зарплати за навчальну відпустку: які місяці враховувати
Питання індексації зарплати: травень 2025 як базовий місяць
Оплата декретних: розрахунок при відпустці по догляду за дитиною
Чи потрібно фіскалізувати готівку для ФОП з 2026 року
Нарахування відпустки для працівника з неповним робочим тижнем
Виправлення помилок у кадровій документації: штрафи за неподання 1-Опп
Чи потрібно подавати повідомлення в податкову по ЦПХ
Визначення групи основних засобів для офісних картин
Чи потрібна заява ФОП-пенсіонеру щодо сплати ЄСВ
