Кадрова документація для ФОП з найманими працівниками у 2025 році

підприємець, який наймає працівників, повинен дотримуватися трудового законодавства і оформляти всі необхідні документи, що регулюють трудові відносини (ст. 24 КЗпП). ФОП маже оформлювати різні кадрові накази. Це можуть бути накази про прийняття на роботу, звільнення, переміщення, переведення, відпустки, додаткові відпустки, відпустки без збереження заробітної плати, відрядження, преміювання, дисциплінарні стягнення та інші. ФОП зобов'язаний укладати трудовий договір з кожним працівником в письмовій формі (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП). Договір має бути підписаний обома сторонами та оформлений разом з наказом про прийняття на роботу. Але, в період дії воєнного стану дотримання письмової форми трудового договору не є обов’язковим. У разі прийняття працівників на роботу ФОП-роботодавець має подавати повідомїїлення про прийняття до ДПС.
Одним із кадрових документів, який має вести ФОП-роботодавець - це особа картка. А особові справи ФОПи не ведуть. Також має бути штатний розпис, Мінсоцполітики у листі від 21.05.2019 № 34/0/23-19/133 підтверджує, що для ФОП цей документ не обов’язковий. Однак, фахівці Держпраці на практиці вимагають наявності штатного розпису у ФОП, що фактично робить його обов'язковим для роботодавців-підприємців. Графік відпусток обов'язковий для ФОП, які використовують працю найманих працівників. Це передбачено ст. 10 Закону України від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки». Черговість надання відпусток має визначатись графіком, з яким працівники повинні бути ознайомлені. Мінсоцполітики підтверджує обов'язковість цього документа.ФОП зобов'язаний затвердити Правила внутрішнього трудового розпорядку (далі – ПВТР), адже ст. ст. 29 КЗпП вимагає, щоб роботодавець ознайомив працівника з ними до початку роботи. Мінсоцполітики у листах від 21.06.2017 № 312/0/22-17/13 та від 28.12.2017 № 568/0/22-17/134 вказує на можливість розробки ПВТР підприємцем, однак рекомендує їх затвердження, якщо у ФОП є 3 й більше працівників. ТАкож ФОП має вести табель обліку робочого часу і відомість нарахування зарплати.

Раді допомогти, звертайтесь ще!