Оцифрування трудової книжки: проблеми та рішення у кадровій справі

Відповіді на Ваші запитання:

1. Нічого. Відповідно до ст.24 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/ed20251012#n141 - при укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, а у випадках, передбачених законодавством, - також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я, відповідний військово-обліковий документ та інші документи.

Таким чином. якщо трудова у працівника відсутня, то він може надати Вам витяг з реєстру застрахованих осіб і цього буде достатньо.

2. Ви можете перевірити, але працівник має надати свою згоду.

Роботодавець може сформувати запит на витяг з ЕТК (електронної трудової книжки) тільки у випадку, коли застрахована особа самостійно створила запис щодо надання згоди на отримання ЕТК роботодавцем.

Для формування переліку роботодавців, яким користувач надає згоду на отримання ЕТК, необхідно скористатися в пункті меню «Доступ до ЕТК» функцією «Додати», за якою відкривається екранна форма:

- код за ЄДРПОУ – увести вручну;
- назва страхувальника – автоматично заповнюється за даними Єдиного реєстру страхувальників.

Запис повинен знаходитись у статусі «актуальний».

https://www.pfu.gov.ua/zk/722162-elektronni-dokumenty-yak-sformuvaty-vytyag-z-elektronnoyi-trudovoyi-knyzhky/

3. Такі сканкопії можуть бути відхилені, оскільки оцифрована книжка уже буде на порталі.

4. Ні.

Ви, як новий роботодавець, не маєте обов'язку подавати копії наказів чи довідок з попереднійх місць роботи.

Це особа повинна зробити сама.

Якщо трудова книжка втрачена, то на підставі заяви працівника Ви можете оформити дублікат.

Вілдповідно до п.5.3 Інструкції №58 від 29.07.1993р. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0110-93#Text - Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки в розділ "Відомості про роботу" у графу 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.
Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.
Після цього загальний стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується по окремих періодах роботи в такому порядку: у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу; у графі 3 пишеться найменування підприємства, де працював працівник, а також цех (відділ) і посада (робота), на яку було прийнято працівника. Запис у дублікаті трудової книжки відомостей про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій провадиться за бажанням працівника.
Якщо з поданих документів видно, що працівник переводився на іншу постійну роботу на тому ж самому підприємстві, то про це робиться відповідний запис.

Після цього у графі 2 записується дата звільнення, а у графі 3 - причина звільнення, якщо у поданому працівником документі є такі дані.
У тому разі, коли документи не містять повністю зазначених вище даних про роботу у минулому, в дублікат трудової книжки вносяться тільки ті дані, що є у документах.
У графі 4 зазначаються найменування, дата і номер документа, на підставі якого проведено відповідні записи у дублікаті. Документи, що підтверджують стаж роботи, повертаються їх власнику.
Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний сприяти працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи, що передував влаштуванню на це підприємство.

Раді допомогти, звертайтесь ще!