Чи потрібно вести журнал обліку особових справ на підприємстві

Так.

Для обліку особових справ на підприємстві (особливо це стосується великих підприємств) доцільно запровадити спеціальну облікову форму – Журнал або книгу обліку особових справ.

Звісно, законодавство не вимагає ведення Журналу (книги) обліку особових справ працівників на підприємствах. Між тим, ця облікова форма передбачена у ст. 528 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, при чому строк її зберігання – тривалий – 75 років. Нагадаємо, що Перелік № 578/5 є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання усіма юрособами. Шаблон такого документу Ви можете переглянути за посиланням Журнал обліку особових справ

Законодавством не встановлено відповідальності саме за відсутність журналу обліку особових справ.

Але, з огляду на ст. 265 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/conv#n1422, за відсутність особових справ, так само, як і за помилки при їх веденні, реєстрації (відсутність журналу реєстрації), під час перевірок Держпраці до роботодавця може бути застосовано штраф у розмірі 1 мінімальної зарплати. Посадовим особам, які відповідають за ведення таких особових справ, загрожує, крім дисциплінарної, адміністративна відповідальність за ч. 1 cт. 41 КУпАП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/80731-10/conv#n210.

Раді допомогти, звертайтесь ще!