Нарахування лікарняного: як правильно відобразити у звіті з ЄСВ

Доброго дня! Лікарняний по вагітності і пологах від 05.09.25, подали заяву-розрахунок в жовтні, але вказали не вірний ( закритий) рахунок для соц. виплат. Кошти повернулись. До 20.10.25 ( подача звіту з ЄСВ) подали нову заяву-розрахунок, але по факту на 20.10.25 виплат ще не отримали.
Чи можна відобразити у звіті з ЄСВ нарахування лікарняного в жовтні , а дати з вересня 2025 по січень 2026? Чи у вересні за вересень , але по факту не отримані в 4ДФ, а нарахування за жовтень 2025-січень 2026 у жовтні + виплата у 4ДФ за вересень.
Як краще зробити?

ОК

Оксана, консультант

експерт

19.10.2025 | 16:15

Очікує відповідь

Ключовим фактором для визначення звітного періоду з ЄСВ і 4ДФ є дата фактичного розрахунку допомоги по вагітності та пологах, а не дата відкриття лікарняного чи момент подання заяви-розрахунку.

Оскільки електронний лікарняний по вагітності та пологах відкрито 05.09.2025, і ПФУ присвоїв йому статус «Готовий до сплати (виданий)» у вересні, саме з цього моменту роботодавець отримав підстави для нарахування допомоги.

Дата розрахунку декретних бухгалтерією - ключова для визначення періоду відображення у звітності, навіть якщо Заява-розрахунок була подана пізніше (в жовтні).

Згідно з Постановою ПФУ №28-1, заяву-розрахунок слід подавати не пізніше п’яти робочих днів з дати прийняття рішення про призначення виплати. Тобто, якщо бухгалтерія здійснила розрахунок у вересні - саме від цієї дати рахується п’ятиденний строк.

Якщо фактичний розрахунок допомоги по вагітності та пологах здійснено в жовтні, тоді важливо зафіксувати службовим документом дату прийняття рішення про виплату у жовтні.

Саме ця дата буде відправною точкою для подання заяви-розрахунку (не пізніше 5 робочих днів після рішення);
відображення нарахування у звітності з ЄСВ та 4ДФ - за жовтень 2025 року; підтвердження правомірності дій бухгалтера у разі контролю з боку ПФУ чи ДПС.

Раді допомогти, звертайтесь ще!