Відповідно до п. 5 глави 3 розділу ІІІ Правил №1000/5 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/conv#n319 під час реєстрації документу надається умовне цифрове (літерно-цифрове) позначення - реєстраційний індекс. Елементами реєстраційного індексу є порядковий номер документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в установі, зокрема індексами за номенклатурою справ.

Реєстраційний індекс розпорядчих документів та деяких внутрішніх документів (акти, протоколи, договори тощо) складається з порядкового номера у межах року. З метою розрізнення груп наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) кожного виду до порядкового номера може додаватися літерний індекс. Система таких індексів розробляється установою.

Тобто реєстраційний індекс складається з порядкового номеру (накприклад, 1,2,3) та літерного індексу (наприклад, тм - тимчасовий, тр - тривалий) або іншого відповідно до номенклатури справ. Додавання до номеру наказу цифри через дріб чи крапку, як правило, вказує на невчану реєстрацію наказів, і є порушенням правил реєстрації документів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!