Документи для відрядження ФОП: добові та звітування за кордоном

Так, оформити відрядження можна із зазначенням орієнтовного терміну, а добові виплачувати лише за дні перебування працівника за кордоном. Для цього необхідно видати наказ про відрядження, в якому зазначаються працівник, країна призначення, мета, приблизна тривалість поїздки та джерело фінансування. Звітність щодо витрат здійснюється через подання авансового звіту з додаванням підтвердних документів (чеки, квитанції), з вразуванням норм 170.9.4 ПКУ (авансовий звіт у встановленій формі подається тільки у визначених цим пунктом випадках, в інших випадках - може не подаватися або подаватися довільний звіт). Дні виїзду з України та повернення оплачуються як закордонні добові.

Відрядження оформлюється наказом, навіть якщо тривалість поїздки остаточно не визначена — у такому випадку вказується попередня тривалість. Якщо поїздка триває довше, можна видати додатковий наказ про продовження відрядження після повернення працівника, обґрунтований доповідною запискою та транспортними документами.

Кошти, що перераховуються на картку працівника, вважаються авансом, а працівник повинен відзвітувати про їх використання шляхом подання авансового звіту. Звіт має бути поданий до завершення місяця, що настає після повернення з відрядження. До нього додаються підтвердні документи, які дозволяють уникнути оподаткування виплачених сум (відповідно до пп. 170.9.1 та пп. 170.9.3 Податкового кодексу України).

До підтрджних документів належать (170.9.1 ПКУ)
...

Фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Зазначені в абзаці другому цього підпункту витрати не є об’єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.

До підтвердних документів належать:

транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);

документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;

документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;

документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;

інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Виплата добових може здійснюватися лише за дні перебування за кордоном. За погодженням із внутрішніми документами підприємства або положенням про відрядження, за дні роботи в межах України можна обмежитись лише нарахуванням заробітної плати. Проте день виїзду з України та день повернення з-за кордону оплачуються за правилами добових для міжнародного відрядження, навіть якщо ці дні були лише частково закордонними.

Раді допомогти, звертайтесь ще!