Так, ви можете розробити та затвердити наказом власну форму подорожнього листа для списання пального. Головне, щоб вона містила всі обов'язкові реквізити первинного документа. Маршрут слід вказувати максимально конкретно, щоб підтвердити зв'язок поїздки з господарською діяльністю, незалежно від її мети (перевезення товару чи організаційні потреби).

Обґрунтування

1. Право на власну форму подорожнього листа
Типові форми подорожніх листів для вантажних та легкових автомобілів скасовано. Це надає підприємствам право самостійно розробляти та затверджувати зручні для обліку форми первинних документів для списання паливно-мастильних матеріалів (ПММ).

Це підтверджується судовою практикою, зокрема, Верховний Суд зазначає, що скасування типової форми дозволяє підприємству використовувати будь-яку зручну форму, за умови наявності в ній усіх ознак первинного документа.

Обов'язкові реквізити подорожнього листа
Ваш самостійно розроблений документ (назва може бути «Подорожній лист», «Маршрутний лист» тощо) є первинним документом. Тому він повинен містити всі обов'язкові реквізити, передбачені Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 9, ч. 2:

Назва документа (наприклад, «Подорожній лист вантажного автомобіля»).
Дата складання.
Назва підприємства, від імені якого складено документ.
Зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру (наприклад, маршрут, пробіг у км, обсяг витраченого пального у літрах).
Посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення.
Особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції (наприклад, підписи водія та відповідальної особи).

Для повноцінного обліку роботи автомобіля та списання пального доцільно також включити такі поля:

Марка, модель та державний номерний знак автомобіля.
ПІБ водія.
Показники спідометра на початок та кінець робочого дня (зміни).
Залишок пального в баку на початок та кінець дня.
Кількість отриманого (заправленого) пального.
Нормативна та фактична витрата пального.

Щодо заповнення маршруту:
Мета детального опису маршруту — підтвердити, що поїздка пов'язана з господарською діяльністю підприємства. Це ключова умова для віднесення витрат на пальне до складу витрат та уникнення оподаткування їх вартості як додаткового блага працівника (Податковий кодекс України, пп. «а» пп. 164.2.17).

Уникайте загальних фраз: Записи на кшталт «поїздки по місту» або «в організаційних цілях» є ризикованими, оскільки не доводять зв'язку з господарською діяльністю.
Будьте конкретними: Вказуйте точні пункти відправлення, призначення та проміжні зупинки із зазначенням контрагентів або мети поїздки.

Приклади заповнення:

Для перевезення товару:

Склад (м. Київ, вул. Промислова, 1) → Клієнт ТОВ «Зірка» (м. Київ, вул. Торгова, 5) → Склад (м. Київ, вул. Промислова, 1).
Для організаційних цілей:

Гараж (адреса) → Головне управління ДПС (адреса) для подання звітності → Відділення банку (адреса) для отримання виписок → Офіс (адреса).
Офіс (адреса) → Постачальник ТОВ «Деталь» (адреса) для отримання запчастин → Гараж (адреса).
Такий детальний опис маршруту дозволить чітко обґрунтувати виробничу необхідність кожної поїздки та правомірність списання витрат на пальне.

Раді допомогти, звертайтесь ще!