Облік передплати за ліцензії на ПЗ: проводки і нюанси

Ні, це не нематеріальний актив, а послуга. Витрати на використання ПЗ «BookKeeper SaaS» слід відображати у складі адміністративних витрат (рахунок 92) щомісяця. Оскільки ваше підприємство не є платником ПДВ, сума ПДВ (69 грн) включається до вартості послуги і не виділяється окремо в обліку. У призначенні платежу обов'язково вказуйте повну інформацію з рахунку, включно з ПДВ, для коректної ідентифікації платежу постачальником.

1. Кваліфікація операції: Послуга, а не нематеріальний актив

Придбання продукту на умовах SaaS (Software-as-a-Service, програмне забезпечення як послуга) є отриманням послуги з користування продуктом, а не придбанням нематеріального активу. Ви отримуєте право доступу та використання програми протягом певного періоду, але не отримуєте виключних майнових прав на неї.

Це підтверджується консультацією, де зазначено, що придбання продукту на умовах SaaS — це придбання послуги з користування, і така оплата не є ані роялті, ані придбанням нематеріального активу.

2. Бухгалтерський облік

Оскільки це послуга, що використовується для загальногосподарських (адміністративних) потреб, її вартість визнається витратами звітного періоду.

Рахунок обліку: Витрати на бухгалтерське програмне забезпечення слід обліковувати на рахунку 92 «Адміністративні витрати».
ПДВ в обліку: Ваше підприємство не є платником ПДВ, тому ви не маєте права на податковий кредит. Сплачена сума ПДВ (69 грн) включається до первісної вартості послуги і, відповідно, до складу витрат. Тобто вся сума з рахунку (вартість без ПДВ + ПДВ) буде списана на витрати.
Особливості для резидента Дія Сіті: Спеціальних стандартів бухгалтерського обліку для резидентів Дія Сіті не встановлено. Вони ведуть облік за загальними правилами національних стандартів (П(С)БО).
Бухгалтерські проведення (прикладом, якщо загальна сума рахунку 414 грн, в т.ч. ПДВ 69 грн):

Здійснено передплату за послуги на підставі рахунку:

Дт 371 «Розрахунки за виданими авансами»
Кт 311 «Поточні рахунки в національній валюті»
Сума: 414,00 грн
Отримано послуги (на підставі акта наданих послуг в кінці місяця):

Дт 92 «Адміністративні витрати»
Кт 631 «Розрахунки з вітчизняними постачальниками» (або 685 «Розрахунки з іншими кредиторами»)
Сума: 414,00 грн
Зараховано раніше сплачений аванс:

Дт 631 (або 685)
Кт 371
Сума: 414,00 грн

Раді допомогти, звертайтесь ще!