Як відобразити добові витрати по відрядженню в бухобліку

Авансовий звіт у вашому випадку подавати не потрібно. Витрати на добові відображаються в бухгалтерському обліку на підставі наказу про відрядження та документів, що підтверджують факт і тривалість поїздки (наприклад, квитки, рахунки за проживання). Виплата добових після відрядження оформлюється як погашення заборгованості підприємства перед працівником.

Ваше розуміння норм Податкового кодексу є правильним. Дійсно, згідно з Податковим кодексом України, пп. 170.9.4, якщо працівник у відрядженні використовував платіжні інструменти (корпоративну чи особисту картку) для безготівкових розрахунків або отримання готівки в межах добових, і при цьому не виникло оподатковуваного доходу (наприклад, перевитрат), то «Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт» (авансовий звіт) не складається і не подається.

Оскільки авансовий звіт не є обов'язковим, для відображення витрат на добові в обліку використовуються інші первинні документи.

1. Документальне підтвердження

Підставою для нарахування та виплати добових, а також для визнання витрат підприємством, є сукупність таких документів:

Наказ про відрядження. Це основний документ, який підтверджує зв'язок поїздки з господарською діяльністю підприємства та встановлює розмір добових.
Документи, що підтверджують факт та тривалість перебування у відрядженні. До них належать транспортні квитки, рахунки з готелів, будь-які інші документи, що засвідчують дати вибуття та прибуття працівника (Податковий кодекс України, пп. «а» пп. 170.9.1).
Ці документи є достатньою підставою для відображення витрат в обліку без авансового звіту.

2. Бухгалтерський облік

Оскільки виплата добових відбувається після повернення працівника з відрядження, операції відображаються так:

Нарахування заборгованості перед працівником за добовими. На підставі наказу та підтвердних документів (після повернення працівника) в обліку визнаються витрати та виникає кредиторська заборгованість підприємства перед працівником.

Дт 92 «Адміністративні витрати» (або 91, 93, 94 — залежно від того, працівник якого підрозділу був у відрядженні)
Кт 372 «Розрахунки з підзвітними особами»
Сума: кількість днів відрядження × розмір добових (наприклад, 3 дні × 800 грн = 2400 грн).
Виплата добових працівнику. Погашення заборгованості перед працівником шляхом перерахування коштів на його картковий рахунок.

Дт 372 «Розрахунки з підзвітними особами»
Кт 311 «Поточні рахунки в національній валюті»
Сума: 2400 грн.

Раді допомогти, звертайтесь ще!