Строк подання авансового звіту працівником сплив 30 вересня 2025 року. Найбезпечніший, хоча й фінансово невигідний варіант — провести звіт поточною датою, але визнати суму компенсації додатковим благом працівника, утримавши з неї ПДФО (18%) та військовий збір (5%). Якщо цього не зробити, компанії загрожують штрафи за невиконання функцій податкового агента.

Коли працівник використовує власні кошти для потреб підприємства, він має подати «Звіт про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт» (авансовий звіт).

Відповідно до п.п. 170.9.3 Податкового кодексу України (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965), якщо працівник використав власні кошти, звіт подається до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому було здійснено витрати.

Дата витрат за чеками: 22 серпня 2025 року.
Місяць, наступний за місяцем витрат: вересень 2025 року.
Граничний термін подання звіту: 30 вересня 2025 року.
Оскільки звіт подається 06 жовтня 2025 року, цей строк порушено.

Варіант - Провести авансовий звіт поточною датою (06.10.2025) — безпечний, але витратний

Це єдиний юридично коректний спосіб відобразити операцію, що відбулася. Однак через порушення строку подання звіту сума, яку ви компенсуєте працівнику, перетворюється на його оподатковуваний дохід у вигляді додаткового блага.

Наслідки: Підприємство як податковий агент зобов'язане утримати та сплатити до бюджету:

Податок на доходи фізичних осіб (ПДФО) — 18% від суми. База оподаткування розраховується із застосуванням натурального коефіцієнта (1,219512).
Військовий збір (ВЗ) — 5% від суми (без застосування коефіцієнта).
Штрафи для ТОВ (якщо не утримати податки): Якщо податкова під час перевірки виявить, що ви виплатили компенсацію без оподаткування, на компанію буде накладено штраф за невиконання обов'язків податкового агента згідно з п. 125-1.1 або 125-1.2 Податкового кодексу України у розмірі 10% (25%) від суми неутриманих податків

Раді допомогти, звертайтесь ще!