Облік працівників в іншому регіоні: податки та нюанси роботи

Якщо юридично відокремлений підрозділ у другому регіоні не створено, працівники, що фактично працюють на цих землях, не можуть вважатися прикріпленими до відокремленої структурної одиниці. Водночас для легального оформлення їхньої зайнятості можливі два варіанти:

Трудовий договір на дистанційній основі — відповідно до ст. 60-2 КЗпП, якщо робота виконується поза приміщеннями роботодавця, її можна оформити як дистанційну. Цей варіант застосовний лише за умови, що характер праці відповідає можливості дистанційного виконання (наприклад, агрономічна діяльність не завжди може бути дистанційною, бо вимагає фізичної присутності на полі).
Звичайний трудовий договір з місцем виконання роботи в іншому регіоні — працівники можуть виконувати роботу за вказаним місцем (на земельних ділянках), без оформлення відокремленого підрозділу. При цьому підприємство несе обов’язок стати на облік в податковому органі за місцем провадження діяльності (Порядок обліку платників, затв. наказом Мінфіну № 1588, п. 8.1).

Подання форми № 20-ОПП
Орендовані земельні ділянки є об’єктами оподаткування або об’єктами, пов’язаними з оподаткуванням. Відповідно до п. 63.3 ПКУ та розд. VIII Порядку № 1588, інформацію про такі об’єкти необхідно подавати до контролюючого органу за основним місцем обліку платника — у формі № 20-ОПП. Факт подання 20-ОПП не означає автоматичне утворення відокремленого підрозділу, однак засвідчує наявність об’єкта господарської діяльності, який потенційно може бути розцінений податковою як такий, що має власне місце провадження діяльності.

Сплата ПДФО та військового збору
Відповідно до пп. 168.4.1 ПКУ, юридична особа, яка виплачує доходи працівникам, є податковим агентом і сплачує ПДФО до бюджету. Порядок визначення місця сплати встановлюється так:

якщо працівник прикріплений до відокремленого підрозділу, то ПДФО і військовий збір сплачуються до бюджету за місцезнаходженням підрозділу (пп. 168.4.3 ПКУ);
якщо відокремлений підрозділ не створено, а всі працівники формально працюють на основну юридичну особу, — ПДФО сплачується за місцезнаходженням юрособи (пп. 168.4.4 ПКУ).
Тобто за відсутності оформленого підрозділу в іншому регіоні, незалежно від фактичного місця виконання роботи або проживання працівника, податки з його заробітної плати сплачуються за адресою юридичної особи.

Проте варто враховувати судову практику та позицію податкових органів, які в окремих випадках визнавали місцем сплати ПДФО фактичне місце виконання роботи, навіть за відсутності формального підрозділу. З метою уникнення ризиків подвійного трактування рекомендується:

або зареєструвати неосновне місце обліку у регіоні, де здійснюється діяльність (на підставі подання 20-ОПП та заяви за формою 1-ОПП);
або вжити всіх заходів для документального обґрунтування, що працівники належать до головного офісу (службові посвідчення, трудові договори, табелі обліку робочого часу тощо).

Поїздки працівників до головного офісу
Якщо працівник, який працює в іншому регіоні (на землях), прибуває до головного офісу (наприклад, для нарад, підписання документів, інструктажу тощо), такі поїздки можуть оформлюватися як службові відрядження. Для цього необхідно:

видати наказ про відрядження;
мати підтвердження мети поїздки (службове завдання);
компенсувати витрати (транспорт, добові, проживання), якщо це передбачено внутрішніми положеннями.

Однак якщо такі поїздки носять неформальний, епізодичний характер і працівники не перебувають в офіційному статусі “відряджених”, то їх не слід включати у відряджувальні витрати — достатньо фіксувати в табелі фактичну присутність у головному офісі.

Раді допомогти, звертайтесь ще!