Повернення коштів: кому та як правильно їх оформити

Законодавство допускає виконання грошового зобов'язання іншою особою за боржника (Цивільний кодекс України, ст. 528). Однак, щоб такий платіж вважався належним виконанням зобов'язання покупця, це має бути чітко задокументовано.

Без відповідного документального підтвердження отримані кошти можуть розглядатися як безпідставно набуте майно, яке підлягає поверненню особі, що його перерахувала (Цивільний кодекс України, ст. 1212).

Найбезпечнішим є такий порядок дій:

Отримайте письмове звернення від платника. Зверніться до особи, яка фактично перерахувала кошти, з проханням надати офіційний лист. Саме цей лист визначить ваші подальші дії.
Проаналізуйте зміст листа. Можливі два варіанти:

Варіант 1 (Найбільш безпечний): Платник просить повернути кошти на свій рахунок. У листі платник може вказати, що платіж був здійснений помилково, або просто вимагати повернення коштів. У цьому випадку ви повертаєте аванс безпосередньо на банківські реквізити платника.

Документальне оформлення: Лист від платника з проханням повернути кошти та зазначенням його реквізитів; ваша платіжна інструкція на повернення.
Така операція відображається як повернення помилково отриманих коштів (наприклад, Дт 685 Кт 311 при отриманні та Дт 311 Кт 685 при поверненні) і не є операцією з продажу.
Варіант 2 : Платник підтверджує, що платив за покупця, і дає згоду на повернення коштів покупцю. У листі платник повинен чітко зазначити, що сума була сплачена за конкретного покупця (ПІБ, назва компанії) за певним договором/рахунком, і він не заперечує проти повернення цих коштів на рахунок покупця.

Документальне оформлення: Лист від платника з підтвердженням оплати за покупця та згодою на повернення коштів покупцю; заява від покупця на повернення авансу із зазначенням його реквізитів; платіжна інструкція на повернення коштів на рахунок покупця.
Ця операція розглядається як стандартне повернення авансу покупцю.

Застосування РРО/ПРРО

Якщо аванс було отримано готівкою або через POS-термінал, операція повернення коштів є розрахунковою і має бути проведена через РРО/ПРРО зі створенням фіскального касового чека видачі коштів (форма №ФКЧ-2). Якщо сума повернення готівкою перевищує 100 грн, додатково складається акт про видачу коштів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!