Запізнення підпису документів: як правильно вести облік

Головне правило бухгалтерського обліку полягає в тому, що господарські операції мають бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені (Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ч. 5 ст. 9).

Це означає, що якщо послуги були надані у серпні, а акт датований 30 серпня, то доходи (у виконавця) та витрати (у замовника) повинні бути відображені в обліку саме за серпень, незалежно від того, що документ був підписаний у жовтні.

Законодавство чітко розрізняє дату складання документа та дату накладення електронного підпису. Для облікових та податкових цілей вирішальною є саме дата складання.

Для податку на додану вартість (ПДВ): Датою виникнення податкових зобов'язань з ПДВ при постачанні послуг є дата оформлення документа, що засвідчує факт постачання. Для електронних документів датою оформлення вважається дата, зазначена в самому документі як дата його складання, незалежно від дати накладення електронного підпису (Податковий кодекс України, п. 187.1). Отже, якщо акт датований 30 серпня, податкові зобов'язання та право на податковий кредит виникають у серпні.
Для податку на прибуток: Витрати визнаються у періоді їх фактичного понесення, що підтверджується первинним документом. Таким чином, витрати за актом від 30 серпня відносяться до серпня.

Прямих штрафів за несвоєчасне підписання первинного документа (якщо він складений вчасно і операція коректно відображена в обліку) законодавством не передбачено. Однак значна розбіжність у часі між датою складання та датою підписання може привернути увагу податкових органів під час перевірки. Вони можуть поставити під сумнів реальність господарської операції. Щоб уникнути будь-яких непорозумінь, доцільно включити в договір положення про те, що «дата складання первинного документа є датою фактичного здійснення господарської операції, а накладення КЕП є лише підтвердженням згоди сторін з інформацією, викладеною в такому документі».

Раді допомогти, звертайтесь ще!