До цьго питання в нас була публікація https://7eminar.ua/news/9636-avtorizaciya-mitnogo-brokera-yak-uniknuti-posirenix-pomilok-v-anketi, яка стосувалася посмилок при заповеннні анекети.

Питання задане вами - дуже обширне, надамо основні посилання на офіційні стрінки роз'яснення. та потім зупинимося на окремих особливостях заповення документаціїї саме для фоп.

Отже, вимоги загальні і для підприємства і для ФОП:

алгоритм отримання та кроки описані на державному ресурсі https://zk.customs.gov.ua/avtoryzatsiia_na_provadzhennia_mytnoi_broker_diialnosti

Крок № 1. Подання заяви про надання авторизаії на провадження митної брокерської діяльності разом із заповненою анкетою самооцінки та копією документів, що підтверджують наявність працівника за митні питання та покладання на нього обов'язків, передбачених статтею 14 Митного кодексу України та витяг із системи "Облік відомостей про притягнення до кримінальної відповідальності" щодо осіб підприємства (можливе подання онлайн через "Єдине вікно для міжнародної торгівлі" або у паперовому вигляді шляхом направлення засобами поштового зв'язку на адресу Державної митної служби України (м.Київ).

Переглянути допоміжні матеріали для заповнення анкети самооцінки на сайті Держмитслужби https://zk.customs.gov.ua/redirect?url=https%3A%2F%2Fcustoms.gov.ua%2Fdeiaki-pitannia-funktsionuvannia-avtorizovanikh-ekonomichnikh-operatoriv&code=YuWzCIaDvFruCzyJxUGNumKUI85Om6dFiKnjSqg
Отримати витяг із системи "Облік відомостей про притягнення до кримінальної відповідальності" https://zk.customs.gov.ua/redirect?url=https%3A%2F%2Fguide.diia.gov.ua%2Fview%2Fvytiah-z-informatsiino-analitychnoi-systemy-oblik-vidomostei-pro-prytiahnennia-osoby-do-kryminalnoi-vidpovidalnosti-ta-naiavnost&code=iMnzzCyaXHDwZCimpA4W0N5wfig2XRPs2dcY5CWIun8
Подати заяву через Єдине вікно https://zk.customs.gov.ua/redirect?url=https%3A%2F%2Fcabinet.customs.gov.ua%2F&code=tXHhZRmAMcyEiCokDE72Gy266YpstTdGIr1nymBU

Крок № 2. Попередній розгляд заяви у строк до 5 робочих днів та розгляд у строк до 10 робочих днів (у разі наявності письмових заперечень, вносятся зміни до звіту або підприємством виноситься рішення про необгрунтованість заперечень та подальший розгляд здійснюється у строк до 30 календарних днів);

Крок № 3. Надання авторизації на провадження митної брокерської діяльності.

Крок № 4. Відображення підприємства у Реєстрі митних брокерів.

Переглянути Реєстр митних брокерів https://zk.customs.gov.ua/redirect?url=https%3A%2F%2Fcabinet.customs.gov.ua%2Fbrok%2Freg%2Flist&code=J2xwyRVdyTTqBGbyFLT9cg8EXRkarU0Q9FOGOyaemCg

Щодо заповнення анекети: настанова Мінфіну із докладним заповенням пунктів:

є документ на сайті Мінфіну, пряме посилання на нього

https://mof.gov.ua/storage/files/%D0%94%D0%BE%D0%B4%D0%B0%D1%82%D0%BE%D0%BA%203_1_%20%D0%9F%D0%BE%D1%8F%D1%81%D0%BD%D0%B5%D0%BD%D0%BD%D1%8F%20%D0%B4%D0%BE%20%D0%B7%D0%B0%D0%BF%D0%BE%D0%B2%D0%BD%D0%B5%D0%BD%D0%BD%D1%8F%20%D0%B0%D0%BD%D0%BA%D0%B5%D1%82%D0%B8%20%D1%81%D0%B0%D0%BC%D0%BE%D0%BE%D1%86%D1%96%D0%BD%D0%BA%D0%B8%20%D0%BF%D1%96%D0%B4%D0%BF%D1%80%D0%B8%D1%94%D0%BC%D1%81%D1%82%D0%B2%D0%B0.docx

І є роз'яснення Держмитслужби - https://customs.gov.ua/en/normativna-baza - обирайте пункт під назваою "Авторизація на проведження митної брокерськох діляьності: як уникнути відмов?"- там є конкретна блок схема

Щодо ФОП: є певні складнощі при заповненні анкети. Слід розуміти, що заповнюються тільки пункти 1,2 та 5
Також, заповнювачі стикаються із рядом особливостей, і на сьогодні офіційного повного огляду саме для фоп немає. Але спролуємо узагальнити, у вигляді неофіційної інструкція для ФОП, який подає документи на авторизацію митного представника й заповнює анкету самооцінки.

Папери, без яких далі не рухається
• Наказ «Про призначення працівника, відповідального за митні питання». Якщо ви ФОП-один — призначаєте себе. Обов’язки впишіть ДОСЛІВНО, як у п. 4 ч. 4 ст. 14 МКУ — не «суть та сама», а слово в слово. Це типова причина зауважень. Підпис — КЕП.
• Внутрішня «Інструкція ФОП з перевірки контрагентів на предмет дії санкцій» (Закон України «Про санкції» № 1644-VII). У ній окремими розділами прямо так, як у поясненнях до анкети:
– «Перевірка контрагентів…»;
– «Визначення осіб, відповідальних за перевірку…»;
– «Порядок дій у разі встановлення санкцій».
Підпис — КЕП.
Лайфхак: додайте номер і дату цих документів — зручно посилатися в анкеті.
Анкета самооцінки: як відповідати, якщо ви новостворений ФОП
• Загальна логіка така: пишемо так, ніби вже працюємо як митний представник, але без «вигадування фактів». Там, де потрібна фактура минулих операцій, чесно зазначаємо: «на даний час не здійснювалося/клієнтів ще немає».
• Блок 1.3 (формальності, класифікація, митна вартість, походження):
– 1.3.1: «підприємство виступає митним брокером, прямим митним представником; на даний час клієнтів ще немає».
– 1.3.2 (класифікація): відповідальний — ви; коротко опишіть, ЯК будете класифікувати (УКТ ЗЕД, джерела, алгоритм перевірок). Підпункти, які не ваш кейс — «ні/не застосовується».
– 1.3.3 (митна вартість): відповідальний — ви; опишіть підхід (методи ст. 57–64 МКУ, документи-підтвердження, етапність перевірок). Решта — «ні», якщо не ваш випадок.
– 1.3.4 (походження): відповідальний — ви; окремими рядками вкажіть, що імпорт/експорт «на даний час не здійснювався», тому відповідні заходи/документи ще не видавалися.
Суть: описуємо процедури «як це буде робитись», а не «як робилось», якщо практики ще не було.
Пункт 2.1.3 про санкції — окрема «міна»
• Відповідь має бути «Так».
• Далі — прямою мовою перелічіть процедури: перевірка на етапі укладення і періодична перевірка чинних контрагентів; визначені відповідальні; алгоритм дій у разі виявлення санкцій.
• Обов’язково посилання на вашу Інструкцію: назва, номер, дата. Додайте її копію до пакета.
Подача через «Єдине вікно»: технічні дрібниці, через які «завертають»
• Куди клацати: «Бізнесу → Мої заяви → Система по роботі з рішеннями митних органів (заяви на авторизації…) → Створити новий документ».
• Формати: анкету зазвичай подають у Word; решту — PDF, підписані КЕП (для наказу й інструкції — обов’язково).
• Обмеження 500 кБ на файл є — стискайте PDF (онлайн-сервіси допомагають).
• Поле «Док-ти, що додаються» → «Реквізити»: вставте пронумерований список усіх вкладень у тому ж порядку, в якому прикріплюєте файли.
• Додавання запитаних «додаткових документів»: відкриваєте свою заяву зі статусом «на розгляді» і докидаєте файли саме у «Док-ти, що додаються».
• Поле «5. Індивідуальний податковий номер платника ПДВ» для ФОП-неплатника ПДВ — не заповнюємо, на «помилку» не зважаємо.
• «Закінчення стану» світиться червоним кілька днів — не панікуємо; номер часто присвоюють із затримкою, а відлік усе одно з дати фактичної подачі.
Комунікація з розглядачем
• Якщо прийшов лист «надати додаткову інформацію» — головне завантажити файли в «Єдине вікно» до своєї заяви. Можна продублювати ввічливу відповідь на e-mail, але критично — щоб додатки лежали в заяві.
• Телефонний контакт із відповідальною особою часто рятує час: уточніть, що саме їм потрібно бачити в формулюваннях.
Типові причини «відмов/повернень на доопрацювання»
• Обов’язки відповідального у наказі — не дослівно, або скорочені.
• В інструкції по санкціях відсутні всі три розділи або немає посилань на документ (№, дата).
• Анкета заповнена «у майбутньому часі» без опису конкретної процедури («планується класифікувати» — мало; треба «визначення кодів здійснюється за таким алгоритмом…»).
• Порожні або некоректні технічні поля («Реквізити» без переліку вкладень; файли > 500 кБ; відсутність КЕП на наказі/інструкції).
• Різні перевіряючі — різні акценти. Нормально, що друга перевірка може знайти нові дрібниці. Тримайте «чек-лист» і допилюйте.
Мінімальний чек-лист перед подачею
□ Наказ із обов’язками з п. 4 ч. 4 ст. 14 МКУ — дослівно, з КЕП.
□ Інструкція по санкціях (Закон «Про санкції») з трьома розділами, №/дата, з КЕП.
□ Анкета: 1.3.* заповнено процедурно («як здійснюється»), з ремарками «на даний час не здійснювалося», де треба.
□ «Реквізити»: пронумерований список вкладень = порядку прикріплення файлів.
□ Формати/розмір файлів ок; усе підписане, де треба.
□ Перевірили, що для неплатника ПДВ поле №5 порожнє і вас це не лякає.
□ Готовність оперативно докидати «додаткові» через «Єдине вікно».
Маленькі поради з практики
• Пишіть просто й чітко: короткий опис процедур з опорою на норми дає менше підстав «чіплятися» до стилю.
• Не сперечайтеся про «логіку» формулювання для новачків — поки що підхід такий: описуємо «як працюємо», навіть якщо ще не було кейсів, і чесно ставимо ремарки «на даний час не здійснювалося».
• Зберігайте версії документів (v1, v2…) — легко відстежувати, що саме правили після зауважень.
• Якщо повернули з новою причиною — сприйміть як чек-лист доопрацювань: це звично, не ознака «упередженості».
Це не офіційна інструкція, а «бойові» нотатки з полів: що реально питають, де «сиплються» нові ФОПи і як формулювати, аби пройти з мінімумом ускладнень

Раді допомогти, звертайтесь ще!