Оформлення витрат підприємства на оплату харчування працівників. Рішення про забезпечення працівників харчуванням має бути затверджене наказом керівника підприємства, у якому визначаються категорії працівників, що підлягають забезпеченню, умови, порядок надання та відповідальні особи.

Для належного документального супроводу та облікового відображення витрат на харчування працівників, які постачає ФОП або ЮО (готові комплексні обіди), слід враховувати наступні ключові аспекти:

Документальне оформлення. Договір із постачальником. Підприємство укладає договір із фізичною особою-підприємцем або юридичною особою, яка здійснює приготування та доставку обідів. Умови договору мають чітко визначати обсяг, періодичність поставок, вартість та порядок оплати. Акти наданих послуг / накладні. Для підтвердження факту надання послуг підприємство повинно отримувати акти виконаних робіт (за послуги доставки/харчування) або накладні (за умови постачання продукції/обідів).

Факт оплати повинен бути підтверджений відповідними платіжними документами: платіжні доручення (для безготівкових оплат) або фіскальні чеки (у разі готівкових розрахунків через РРО/ПРРО).

Бухгалтерський облік

Відображення у витратах. Вартість обідів, оплачена підприємством, відноситься до витрат того звітного періоду, у якому фактично здійснено постачання. Вибір рахунку залежить від категорії працівників: 91 «Загальновиробничі витрати» – для виробничого персоналу; 92 «Адміністративні витрати» – для управлінського складу; 93 «Витрати на збут» – для працівників, зайнятих реалізацією; 949 «Інші витрати операційної діяльності» – у випадках, коли витрати не можна віднести до інших груп.

Персоніфікований облік. Якщо харчування надається конкретним працівникам, необхідно вести облік витрат у розрізі осіб, тобто – фіксувати, хто саме і в якій кількості отримав обіди.

Внутрішня звітність. Рекомендується оформлювати внутрішні документи: реєстри, відомості або звіти щодо забезпечення харчуванням.

Податковий облік.

У випадку з комплексними обідами, що доставляються окремим працівникам, фактична персоніфікація практично неминуча - аджеобіди готуються в конкретній кількості під визначених осіб; доставка здійснюється за списком (замовлення «під ім’я»); зазвичай є реєстри або списки відділів, хто отримав, щоб уникнути дублювань або пропусків. Тобто з погляду контролюючих органів - якщо є кількість + прізвища + факт отримання - це вже персоніфікація. Тому, навіть якщо формально не ведеться акт роздачі обідів, сам механізм їх надання вказує на персоніфікований підхід, що тягне за собою: оподаткування такого «додаткового блага»; відображення в обліку як доходу працівника.

Податок на прибуток.
Витрати на харчування включаються до складу витрат підприємства на загальних підставах, за правилами бухгалтерського обліку. Податкових коригувань не потребують.

Раді допомогти, звертайтесь ще!